Le tableau de bord des contrats d'abonnement

 

La gestion des contrats d'abonnement est une option (disponible à partir de la version 9).

 

 

 

 

 

La gestion des contrats d'abonnement permet de créer des factures, à partir d’un contrat, en fonction d'une périodicité et d'une date de déclenchement de la facturation, avec une possibilité de gérer un indice de révision pour augmenter ou diminuer le prix unitaire HT de chaque ligne du contrat lors de chaque nouvelle facture.

 

Vous pouvez aussi gérer 2 modes de facturation de ces contrats : soit en facturant les périodes à venir, soit en facturant les périodes passées. Cela dépend du type de contrat que vous allez gérer. par exemple un contrat de hotline sera facturé pour la période à venir, un contrat de type prestation forfaitaire mensuelle pourra être facturé sur la période passée.

 

 

 

A droite des colonnes vous pouvez faire afficher ou pas les 2 colonnes qui concernent le mode de facturation de vos contrats :

 

La notion de proratisation permet de choisir comment on va proratiser les montants en cas de facturation d'avenant pour un contrat avec facturation à terme échu. Cf Facturer_un_avenant_si_contrat_avec_facturation_à_terme_échu pour le détail de ce mode de facturation en cas d'avenant.

 

Il est possible à partir de cet écran de faire quasiment les mêmes sélections que pour les factures (client, représentant, apporteur, code dossier, etc.)

 

L’onglet Type est différent du cas des autres pièces de vente : il permet de filtrer les contrats terminés ou non (un contrat terminé est un contrat qui s’est arrêté et que l’on ne pourra plus modifier ou facturer). Et il n'y a pas de filtre sur les statuts des envois par mail. On ne gère pas ce statut d'envoi de mail, ce n'est pas pertinent sur les contrats d'abonnement.

 

 

On peut aussi filtrer les contrats selon le type de fréquence de facturation (jour, mois ou année). Avec la possibilité de filtrer ceux facturés tous les N jours, mois ou année en indiquant le nombre de périodes dans la zone "Nb de période N". Par exemple si on veut sélectionner les contrats facturés tous les 6 mois, on va cliquer sur le bouton "N mois" et saisir 6 dans le nombre de période N.

 

Si on souhaite filtrer les contrats facturés en années, cliquer sur "N années" et ne rien mettre dans la zone du nombre de périodes N.

Quand on change de bouton entre N mois, N jours, N années, ou tous, la zone nombre de période est automatiquement vidée.

 

Exemple de sélection des contrats facturés tous les 6 mois :

 

 

Il y a aussi un filtre selon le mode de facturation : soit on gère la facturation des périodes futures soit on gère la facturation "à terme échu", c'est à dire les périodes passées.

 

Sélections par dates :

 

 

Vous pouvez choisir quel type de date sera utilisé pour votre sélection :

- date de prochaine facture

- date de création des contrats

- date de dernière facture générée (il s'agit ici des factures générées par la facturation récurrente des contrats, ce filtre se fait sur la facture la plus récente générée pour un contrat)

- date de dernière facture attribuée (il s'agit ici des factures attribuées aux contrats, ce filtre se fait sur la facture la plus récente attribuée au contrat)

- date prévue de dernière facture : la facturation peut s'effectuer selon 2 principes différents, soit avec une date de facture = date du jour du lancement de la facturation des contrats, soit avec une date de facture = date de prochaine facture c'est à dire la date prévue de facturation. Cf aide Gestion_des_dates_des_factures_générées_issues_des_contrats pour le détail du mode de fonctionnement de l'attribution des dates des factures des contrats d'abonnement.

- date de fin de contrat : si un contrat est terminé, il s'agit de la date à laquelle le contrat a été déclaré comme terminé.

 

Tous ces filtres sont utilisés si ensuite vous imprimez la liste des contrats, exemple avec une sélection des contrats terminés facturés tous les 6 mois :

 

Exemple d'impression de la liste des contrats avec une sélection sur la date de la dernière facture générée dans la semaine du 16 au 22/10/2023 :

 

Tous les filtres posés peuvent être désactivés en un seul clic avec ce bouton. Seul le filtre de l'onglet purge ne sera pas désactivé.

 

- Bouton :  permet de lancer le traitement de facturation. Il s'agit du même traitement que celui présent dans le menu «Transformations »

 

 

 

 

- Bouton  : permet de déclarer un ou plusieurs contrats (ceux sélectionnés) comme étant terminés. Un contrat terminé n’est plus facturable ni modifiable.

 

Sa date de prochaine facture est automatiquement passée à vide. Un contrat terminé ne peut plus être modifié pour son contenu (lignes de contrat, valeurs de l'en tête, dates, ..)

Seules les données non valorisées sont encore modifiables : adresse, mode de règlement, ..

 

Le filtre sur la date de dernière facture attribuée n'est pas repris lors de la fonction "terminer" : il est conseillé de ne pas utiliser ce filtre pour le cas de lancement de la fonction "terminer" sur plusieurs contrats. dans le doute il vaut mieux terminer chaque contrat un par un.

 

- Bouton : permet de lancer un outil de contrôle et de correction des étalements des factures associées aux contrats d'abonnement.

En effet, en cas de facturation des contrats d'abonnement, si on modifie après coup le contenu d'une facture, son étalement n'est plus correct si le montant facturé a changé. Cet outil va faire la vérification de la cohérence entre le montant de chaque facture issue d'un contrat d'abonnement et le montant de l'étalement. Et si écart, on aura la possibilité de corriger l'étalement comme pour le cas des factures attribuées.

 

Si aucun écart n'a été trouvé, un message le signale. si un ou plusieurs écarts sont trouvés un écran de compte-rendu est affiché :

 

 

 

Sortie du traitement, mais sans correction. Il n'y a pas de correction automatique dans ce traitement, il faut appeler manuellement les étalements erronés et les rectifier un par un.

 

Permet de corriger l'erreur de la ligne sélectionnée dans la liste. Vous avez une fenêtre qui s'affiche avec les informations suivantes :

 

 

Par défaut le mois début et le mois de fin d'étalement sont remplis selon les données du contrat, et l'étalement est recalculé et affiché selon le montant de la facture et le nombre de mois. Si ces éléments sont corrects vous pouvez valider sans rien modifier.

 

Si ces éléments sont incorrects, Il vous suffit de saisir le mois de début et le mois de fin de l'étalement, le traitement calcule alors le montant par mois et le nombre de mois d'étalement. Et en validant cela rectifie l'étalement. Le traitement revient alors à la liste des erreurs, il faut actualiser cette liste pour en faire disparaître les erreurs corrigées par vos soins.

 

ce bouton relance le traitement de recherche des écarts et actualise la liste à l'écran. Cela permet de vider la liste au fur et à mesure de vos corrections.

Affiche la facture de la ligne sélectionnée

Affiche le contrat de la ligne sélectionnée. Un double clic dans la liste de l'écran permet aussi d'afficher le contrat.