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Edition et comptabilisation des règlements
Sélection des règlements à effectuer
Les filtres suivants vont permettre de sélectionner une échéance ou un groupe d'échéances pour lesquelles on veut établir le règlement et/ou la comptabilisation.
REGLEMENTS DE TYPE CHEQUE
Support de l'édition :
Ceci correspond aux modèles d'édition utilisés pour éditer le règlement, dans ce cas cocher "chèque".
Type de règlement :
Le mode de règlement correspond au moyen de paiement chèque.
Journal de trésorerie :
Cette sélection permet de retenir un journal de trésorerie particulier. Le drapeau vous indique la monnaie de tenue du journal de trésorerie.
Fournisseurs ou Autres Tiers :
Permet de sélectionner un compte ou une fourchette de comptes fournisseur. Par défaut le premier et le dernier compte fournisseur seront sélectionnés. " Autres Tiers " sont les comptes dont les préfixes sont 42, 43 et 46.
Echéance :
Sélectionne une ou plusieurs factures selon leur date d'échéance, les valeurs par défaut seront celles du mois en cours,
Par tiers, regroupement des échéances sur un seul règlement :
Lorsque cette case est cochée, un seul règlement sera émis pour l'ensemble des règlements fournisseurs considérés comme bons à payer.
REGLEMENTS DE TYPE EFFETS
Support de l'édition :
Ceci correspond aux modèles d'édition utilisés pour éditer le règlement, dans ce cas cocher "Effet".
Type de règlement :
Le mode de règlement correspond au moyen de paiement effet.
Journal de trésorerie :
Cette sélection permet de retenir un journal de trésorerie particulier. Le drapeau vous indique la monnaie de tenue du journal de trésorerie.
Fournisseurs ou Autres Tiers :
Permet de sélectionner un compte ou une fourchette de comptes fournisseur. Par défaut le premier et le dernier compte fournisseur seront sélectionnés. " Autres Tiers " sont les comptes dont les préfixes sont 42, 43 et 46.
Echéance :
Sélectionne une ou plusieurs factures selon leur date d'échéance, les valeurs par défaut seront celles du mois en cours,
Par tiers, regroupement des échéances sur un seul effet:
Lorsque cette case est cochée, un seul règlement sera émis pour l'ensemble des règlements fournisseurs considérés comme bons à payer
Comptabilisation dans Journal effets à payer
Si cette option n'est pas cochée, les écritures de règlement seront générées directement dans le journal de trésorerie affecté aux échéances traitées.
N° Journal effets à payer N° compte effet à payer :
Ces demandes seront actives si le support d’édition " effet " a été retenu. Devront être renseignés , le numéro du journal des effets à payer et le numéro de compte des effets à payer qui devra être mouvementé (racine des comptes 403).
REGLEMENTS DE TYPE VIREMENT MAGNETIQUE
Support de l'édition :
Ceci correspond aux modèles d'édition utilisés pour éditer le règlement, dans ce cas cocher "Virement magnétique".
Type de règlement :
Le mode de règlement correspond au moyen de paiement virement.
Journal de trésorerie :
Cette sélection permet de retenir un journal de trésorerie particulier. Le drapeau vous indique la monnaie de tenue du journal de trésorerie.
Fournisseurs ou Autres Tiers :
Permet de sélectionner un compte ou une fourchette de comptes fournisseur. Par défaut le premier et le dernier compte fournisseur seront sélectionnés. " Autres Tiers " sont les comptes dont les préfixes sont 42, 43 et 46.
Echéance :
Sélectionne une ou plusieurs factures selon leur date d'échéance, les valeurs par défaut seront celles du mois en cours,
Par tiers, regroupement des échéances sur un seul virement :
Lorsque cette case est cochée, un seul règlement sera émis pour l'ensemble des règlements fournisseurs considérés comme bons à payer
Type de virement :
Ordinaire, J-2, J-3, étranger ou SEPA : ces éléments seront à cocher selon les informations données par la banque. Selon la sélection effectuée, le fichier virements est généré automatiquement conformément aux normes soit française soit étrangères.
Depuis le 1er Novembre 2009, les traditionnels protocoles français de communication bancaire ETEBAC cèdent progressivement la place au protocole EBICS, capable de supporter de nouveaux services tel que le SEPA. Le SEPA (Single Euro Payments Area - Espace unique de paiements en euros) a pour objet l'harmonisation des moyens de paiement en euros au sein d'un espace européen élargi (correspondant à 32 pays d'Europe).
Zone libre pour commentaire : la valeur saisie sera récupérée dans la référence de l'opération pour les virements étrangers.
Remarque : pour les virements étrangers, si le code frais sur virements n'est pas renseigné dans la fiche du compte fournisseur, on appliquera alors la valeur par défaut paramétrée pour la nature fournisseur.
Fiche fournisseur :
Fiche Nature FOURNISSEUR (Paramètres spécifiques au dossier / Valeurs par défaut de la fiche compte)
Une fois ces filtres renseignés, une liste présentant l'ensemble des règlements à effectuer apparaît à l'écran.
Edition des règlements
1er cas : Edition des Chèques et des Lettres Chèques
La première partie de l'écran contient :
- L' échéance de la facture à payer,
- L'intitulé du compte Fournisseur ou du compte de Tiers,
- La référence de la pièce enregistrée,
- Le montant de l'échéance
- Le montant du règlement (afin de permettre la saisie de règlements partiels)
Les cases à cocher de la colonne " A Editer " sont toutes validées. Ceci indique que tous les règlements de la liste seront édités. Si l'utilisateur souhaite différer ou annuler l'édition du règlement correspondant à une facture, il lui suffit de décocher la case " A éditer " pour le règlement donné.
Permet d'effectuer une nouvelle sélection si les choix opérés lors de la définition des filtres s'avéraient inexacts.
Permet de générer le règlement.
Banque :
Correspond à la banque émettrice des chèques.
Date de création :
Correspond à la date d'émission des chèques.
Numéro du 1er chèque :
Indiquez le numéro du premier chèque à imprimer.
Lance la génération des règlements.
Dans la partie basse de l'écran s'affiche, suite à la sélection demandée précédemment, la liste des chèques créés, avec les renseignements concernant le RIB provenant de la fiche du compte du fournisseur.
Le bouton
permet
d'accéder à la liste des RIB pour le fournisseur sélectionné afin
de choisir un autre RIB ou éventuellement de le modifier.
Permet d'imprimer la liste des règlements à éditer, pour contrôle préalable par exemple.
Permet l'édition des chèques ou lettres chèque
Cocher l'option désirée pour éditer des chèques standard ou une lettre chèque.
Editer tous les chèques : Décocher cette option pour accéder à la liste des règlements créés (N° chèque début et N° chèque fin) et les sélectionner dans la liste.
2éme cas : Edition des effets
Permet de générer le règlement.
Banque :
Correspond à la banque émettrice des effets.
Date de création :
Correspond à la date d'émission des LCR.
Numéro du 1er effet :
Indiquez le numéro de la première LCR à imprimer.
Lance la génération des règlements.
Permet d'imprimer la liste des règlements à éditer, pour contrôle préalable par exemple.
Permet l'édition des documents de règlement effet.
Banque :
Correspond à la banque émettrice des effets.
EFFET STANDARD / LETTRE/EF. STANDARD
Le support sera par défaut l'effet standard ou la lettre/effete présenté en standard dans le produit. Des états pourront être personnalisés à partir du Générateur d'Etats.
Cocher l'option désirée pour éditer la lettre de change ou la lettre de change avec le détail des factures qui correspondent au règlement.
Editer tous les effets : Décocher cette option pour accéder à la liste des règlements créés (N° effet début et N° effet fin) et les sélectionner dans la liste.
Lance l'édition des règlements. Une pré-visualisation à l'écran peut être faite.
3éme cas : Création d'un fichier Virement
Comme pour les règlements de type chèques, il est possible de renseigner un montant règlement différent du montant échéance (cas d'un règlement partiel)
Permet de générer le règlement.
Banque :
Correspond à la banque émettrice des virements.
Date de création :
Correspond à la date d'émission des virements.
Numéro du 1er virement :
Indiquez le numéro du premier virement à émettre.
Permet d'imprimer la liste des règlements à éditer, pour contrôle préalable par exemple.
Permet l'édition des documents de règlement virement.
Permet de générer un fichier de virements magnétiques.
Nom fichier :
L'utilisateur doit compléter le nom du fichier émis, ainsi que l'unité sur laquelle est créé ce fichier. Par défaut, un nom de fichier est proposé. Ce nom de fichier et sa localisation sur le disque par défaut sont paramétrés au niveau de la fiche journal dans l'onglet " Règts.Fourni. ".
Pour générer le fichier des virements, vos coordonnées bancaires
complètes doivent être renseignées dans le journal le banque (onglet
"Coordonnées").
Permet l'émission des virements et la génération du fichier.
Comptabilisation
Après l'édition des règlements, la " liste des documents à éditer et à comptabiliser" est complétée des règlements effectués. Les cases de la colonne " Edité " sont validées pour les règlements édités ainsi que celles de la colonne " A Comptabiliser ".
Ce
bouton permet de générer automatiquement les écritures correspondant
aux règlements effectués en comptabilité.
Une jauge indique le temps de génération des écritures comptables.
Cas des règlements partiels : les règlements partiels sont gérés selon les règles suivantes :
-
1er cas : la différence de règlement est supérieure à l'écart de règlement autorisé (défini au niveau des paramètre du dossier)
Une écriture de règlement pour le montant partiel est générée et une justification partielle de la facture est effectuée. Le montant de l'échéance initiale est modifié pour correspondre au montant du règlement partiel, et une nouvelle échéance correspond au solde de la facture est créée.
Exemple chèque N° 11107 : règlement d'un montant de 3000.00 € pour une échéance de 6300.00 €
-
2ème cas : la différence de règlement est inférieure ou égale à l'écart de règlement autorisé (défini au niveau des paramètre du dossier, onglet "Règlements")
Une écriture
de règlement pour le montant total est générée avec une ligne
sur le compte bonis/malis, et une justification totale de la facture
est effectuée.
Exemple chèque N° 2 : règlement d'un montant de 945.00 € pour une échéance de 948.00 €
