Alerte e-mail de la facturation

Oxygène peut envoyer quotidiennement un message électronique pour vous informer du total de la facturation du jour précédent.

 

Ce message contient au minimum les montants HT et TTC du total des factures de la veille (ou de la période couvrant le dernier jour d'envoi et la veille) ainsi que l'avancement du chiffre d'affaires sur l'objectif mensuel si ce dernier a été saisi.

Si le protocole d'envoi d'email est SMTP, une copie du Tableau de bord est également jointe.

 

Le Paramétrage d'envoi des mails est accessible depuis la Gestion des utilisateurs.

 

Exemple :

 

Bonjour,

Voici l'état de la facturation pour les journées du 11 Février 2015 au 20 Février 2015.

Facturation: 20 037,17 € HT ( 23 964,46 € TTC)

Avancement de l'objectif mensuel : 43 % (26 212 / 61 000)

 

Inscription

Pour recevoir ce message, allez dans les paramètre société, onglet "Envois mail", groupe "Rapport quotidien de la facturation par e-mail". Il suffit de cocher la case "Recevoir la facturation par e-mail".

Remarques : l'inscription se fait sur l'utilisateur de la session en cours ; plusieurs utilisateurs peuvent s'inscrire.

Vous serez invité à saisir votre adresse e-mail si vous ne l'avez pas déjà fait.

 

 

Heure et principe d'envoi

Ne pouvant totalement automatiser le jour et l'heure d'envoi, l'alerte sera envoyé lors de la première ouverture d'Oxygène dans la journée. La facturation sera alors celle du jour précédent.

 

Ainsi, c'est l'utilisateur qui se connectera le premier qui enverra le ou les messages électronique. Il faut donc que cet utilisateur ait correctement saisi ses paramètres d'envoi d'email (SMTP ou MAPI) et que ses paramètres concordent avec la configuration de son ordinateur. Si les paramètres n'ont jamais été saisi, l'écran de paramétrage apparaîtra.

 

Vous pouvez vérifier ou modifier ces paramètres d'envoi depuis la gestion des utilisateurs accessible dans le menu d'accueil d'Oxygène.

 

Le protocole SMTP est conseillé pour deux raisons :

  1. le Tableau de bord n'est pas disponible en mode MAPI

  2. les messageries MAPI telles que Microsoft Outlook affichent un message de sécurité nécessitant une confirmation de l'utilisateur voire une attente de 5 secondes par message.

Automatisation

Pour éviter tout problème, une automatisation de cette tâche est possible en créant une tâche dans le Planificateur des tâches de Windows (via le Panneau de configuration) :

  1. mettez la ligne de commande pour Oxygène (voir dans les propriétés de l'icône du raccourci d'Oxygène) et ajoutez à la fin U=[utilisateur] S=[dossier] /ALERTE_CA

  2. Définissez une heure d'envoi de préférence entre minuit et 8h

Droits d'accès

Les droits d'accès à l'alerte de la facturation sont basés sur les droits du Tableau de bord.

Application: GENERALITES - Les outils de l'utilisateur
Composant: SYSMENU_TBGC - Le Tableau de bord de la Gestion Commerciale