Les pièces d'achat autres que les factures

Les tableaux de bord des pièces d'achat se gèrent de la même manière que ceux des pièces de vente. Les pièces facture font l'objet de traitements différents, elles font l'objet d'un chapitre séparé.

Note : Les fonctions d'achat décrites dans cette page ne sont accessibles que si vous avez acquis une licence "Gestion commerciale", et non "Devis & Facturation", qui se limite à la gestion des pièces de vente.

Pour accéder aux pièces de la chaîne des achats, choisissez la pièce qui vous intéresse dans le menu associé au clic sur  dans le menu graphique :

 

Pour chaque type de pièce, vous bénéficiez d'un tableau de bord qui vous permet de sélectionner des pièces en fonction de filtres de sélection puis de choisir directement une action précise à effectuer.

En choisissant dans ce menu contextuel un type de pièce, vous êtes automatiquement positionné sur un tableau de bord. Le fonctionnement des tableaux de bord des demandes de prix, commandes aux fournisseurs et bons de réception est identique.

Prenons l'exemple du tableau de bord des commandes aux fournisseurs :

Lorsque des opérations d'achat ont eu lieu, le tableau de bord des commandes aux fournisseurs pourra être le suivant :

Ce tableau de bord vous propose la liste de l'ensemble des bons de commande fournisseurs. Il vous permet de poser différents filtres pour adapter automatiquement la liste, de choisir directement les différentes actions disponibles pour la gestion d'un bon de commande en particulier et également de visualiser, d'un seul coup d'œil, l'état de la pièce grâce à la codification visuelle inscrite dans la liste.

Vous pouvez aussi utiliser les fonctionnalités des écrans de type liste, avec le clic sur le "+" dans le bandeau des titres de colonnes

Si vous cliquez droit sur un titre d'une colonne vous aurez aussi les fonctionnalités habituelles comme par exemple le tri :

Choisissez également le classement de votre liste, en déroulant la liste de la zone . Les critères de classement possibles sont les suivants :

 

Les filtres de sélection

Mêmes filtres que dans la gestion des ventes, mêmes boutons en bas de l'écran, le fonctionnement de ce tableau de bord est similaire à celui des pièces de vente.

Accès direct à une pièce par son numéro

Le bouton de recherche vous permet de vous positionner facilement sur une pièce en saisissant son numéro, sans les éventuels zéros non significatifs, en accédant à l'écran de saisie ci-dessous :

Si vous saisissez un numéro inconnu, la liste sera réaffichée comme avant votre recherche. Si vous saisissez un numéro de pièce existant la liste apparaîtra avec la pièce en sélection en bleu foncé.

Sélection par période

Afin de sélectionner un élément précis, sélectionnez une période en cliquant directement sur les fiches du calendrier (Jour, Semaine, Mois, Trimestre, Semestre, Année) ou en saisissant directement les dates.

Sélection des tiers :

Vous pouvez encore accélérer l'accès à la pièce souhaitée en saisissant le code fournisseur pour que la liste s'adapte automatiquement en fonction de votre saisie et pour pouvoir ainsi choisir plus rapidement un bon de commande en particulier. Vous pouvez aussi sélectionner les pièces d'un acheteur et / ou d'un demandeur, en saisissant leur code ou en choisissant un code dans la liste appelée par la bouton .Les cases à cocher "tous" permettent de désactiver la sélection d'un tiers.

Sélection par type de pièce :

De la même manière, vous pouvez réduire la liste en choisissant d'adapter votre liste en fonction de l'état de la pièce dans l'onglet "type" : toutes, transformées ou non transformées pour les demandes de prix, livrées ou non livrées pour les commandes aux fournisseurs, facturés ou non facturés pour les bons de réception. Ces différents états sont repris dans les codes couleur de la liste.  

  

Code couleur	Etat de la demande de prix	Etat de la commande fournisseur	Etat du bon de réception
vert	enregistrée modifiable transformation impossible	enregistrée modifiable transformation impossible	enregistré modifiable transformation impossible
jaune	validée définitivement non modifiable sauf les textes transformable	validée définitivement non modifiable sauf les textes transformable	validé définitivement non modifiable sauf les textes transformable
jaune / bleu foncé	Partiellement transformée donc partiellement commandée	Partiellement transformée donc partiellement réceptionnée	Partiellement transformé donc partiellement facturé
bleu foncé	complètement transformée non modifiable sauf les textes	complètement transformée non modifiable sauf les textes	complètement transformé non modifiable sauf les textes

 

Sélection par l'exercice :

Vous pouvez aussi choisir de filtrer les pièces de l'exercice en cours seulement ou bien toutes les pièces de votre dossier : pour cela il faut passer dans l'onglet "clôture". La notion de clôture est expliquée dans la documentation de la gestion des ventes, chapitre "Clôture et purge des données".

 

Sélection par code monnaie :

Les pièces peuvent être sélectionnées par leur monnaie de saisie par l'onglet "monnaie".  

Choisir un code monnaie par le bouton , ou bien saisir un code manuellement.  

 

Les différentes actions

Les différentes actions décrites ci-dessous sont déclenchées à partir du tableau de bord en cliquant sur les boutons disponibles mais également par menu contextuel en actionnant le clic droit de la souris sur la liste. Le menu contextuel vous propose également la visualisation de l'historique de la pièce, grâce au choix "navigation". Certaines actions sont disponibles ou non selon l'état de la pièce sur laquelle vous êtes situé dans la liste. (Cf tableau ci-dessus, avec le code couleur des pièces et les actions possibles).

Par exemple, si vous êtes positionné sur une commande validée définitivement mais non encore transformée en BR ou facture fournisseur, toutes les actions seront disponibles sauf celle de la validation définitive. Par conséquent, en vous déplaçant dans la liste sur des pièces ayant un état d'avancement différent vous constaterez la disponibilité ou non de certaines actions. En complément des filtres de sélection et des codes couleur, cet effet ne fait que renforcer votre visibilité dans l'utilisation quotidienne de votre gestion.

Voici les fonctionnalités disponibles pour chaque ligne de la liste des commandes à partir : des boutons graphiques, du menu de commandes ou du menu contextuel sur la liste (accessible par le clic droit de la souris) :

 

Selon le type de pièce, ce menu sera différent, par exemple pour les bons de réception, il existe un choix "transférer en bon de retour".

Le choix "Solder les restes à livrer" (qui devient "Solder les restes à transformer" pour les demandes de prix ou "Solder les restes à facturer" pour les bons de réception) permet de solder les quantités de la pièce en cours, celle-ci devient alors entièrement transformée, les quantités soldées ne faisant pas l'objet d'une nouvelle transformation. Cas par exemple d'une réception de marchandises qui n'aura pas lieu de la part de votre fournisseur.

Le choix "Naviguer" est expliqué dans le chapitre "historique et navigation". Par "Naviguer", vous avez accès aux liens de la pièce sur laquelle vous êtes positionné avec la pièce origine et la ou les pièces créées à partir de celle-ci. Par exemple un bon de réception peut être issu d'une commande et s'il est facturé il est lié à la ou les factures générées à partir de ce bon..

Le choix "Transformer" est expliqué dans le chapitre "transformation des pièces".

Le choix "Imprimer" donne la possibilité d'imprimer de plusieurs façons : une seule pièce, ou par lots de pièce comme dans les pièces de vente. Ceci par l'intermédiaire de l'écran ci-dessous :

Les sélections sont les mêmes que dans le cas de pièces de vente : période, numéros de pièce, type de pièce, et sélection de tiers affectés aux pièces : fournisseurs, acheteurs et / ou demandeurs.

Les boutons du bas de l'écran

Vous entrez directement en consultation, par défaut, sur la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste. Vous pourrez ensuite, si vous le souhaitez, passer à la pièce suivante ou précédente. Pour modifier la pièce, passer en modification.

Une pièce vierge apparaît. Le choix de cette action vous permet d'entrer directement en création sur une pièce et d'enchaîner la création de plusieurs pièces.

Vous validez définitivement les pièces de la liste. Une fois les pièces validées, elles seront alors transformables mais plus modifiables sauf pour les éléments non valorisés comme les adresses et les libellés. (Cf. « Validation de pièces »).   

Vous lancez l'assistant de transformation de  pièces (Cf. " Transformation de pièces " dans ce chapitre). La pièce une fois transformée ne pourra être que consultée.

Vous pouvez connaître la pièce d'origine et la pièce générée à partir de cette pièce (pour plus de précisions, consulter le paragraphe "Historique et navigation des pièces" de ce chapitre).

Vous pouvez imprimer la pièce sur laquelle vous êtes positionné dans la liste du tableau de bord et demander préalablement un aperçu à l'écran.

Vous pouvez imprimer la liste des pièces et demander préalablement un aperçu à l'écran.

permet d'éditer les documents en lot.

permet de sauvegarder une pièce sous forme de fichiers PDF et permet également de l'envoyer par e-mail (pour plus d'informations sur cette fonction, cf. rubrique d'aide "PDF et envoi des e-mails")