Gestion du transfert liaison comptable externe

 

Les fonctionnalités attachées à ce module vont permettre de réaliser le transfert proprement dit dans le fichier pour une comptabilité externe..

 

 

Le bouton "Ajouter" Permet d'activer le transfert des ventes ou des achats si l'option des achat est activée.

 

Transfert des ventes

 

 

Période

Indiquez la période sur laquelle doit s’effectuer le transfert.

Options de transfert

Sélectionnez les options pour le transfert à l’aide des cases à cocher.

Mode de transfert

Indiquez si vous souhaitez que le transfert ait lieu sans contrôle préalable ou si vous souhaitez simuler le transfert et obtenir un rapport vous indiquant d’éventuelles anomalies de transfert avant le lancement effectif.

 Cette opération de transfert n’entraîne pas un transfert des pièces dans le fichier de destination, elle consiste à recenser et regrouper les données avant transfert.

 

Vous pouvez consulter le détail d"une écriture préparée en cliquant sur la ligne correspondante :

 

Si des erreurs sont survenues lors de cette préparation, un message le signale et vous trouverez les erreurs dans l'onglet "compte-rendu du transfert" :

 

Procédure de transfert

 

 

Cette opération permet d'effectuer un nouveau transfert et / ou d'ajouter les nouveaux éléments à la liste en cours.

 

Un contrôle est effectué sur l’existence dans la liste des pièces déjà reprises.

 

 

 

 

 

Permet de visualiser le détail d'une écriture à transférer.

 

 

Permet d’imprimer la liste des pièces à transférer.

Un fichier Export est constitué des éléments présents dans l’écran d’accès.

Plusieurs formats d’Export sont disponibles :

 

 

-          Génération d'un fichier au format type Excel (.csv) contenant les comptes de tiers

-          Génération d'un fichier au format reconnu en standard par la Comptabilité Oxygène (module "Importation de données" de la comptabilité Oxygène) contenant les comptes de tiers

-          Génération d'un fichier  de deux fichiers au format type Excel (.csv) contenant les pièces, et les compte de tiers

-          Génération de deux fichiers au format reconnu en standard par la Comptabilité Oxygène (module "Importation de données" de la comptabilité Oxygène) contenant les pièces (génération d’un fichier « type compta 6 ») et les comptes de tiers.

 

Une fois le choix du format opéré, la constitution du fichier est confirmée à l’utilisateur.

 

 

Annule les éléments de la liste. L’utilisateur peut opérer une nouvelle sélection. Cette suppression peut s'avérer utile si on souhaite abandonner l'export des écritures.

 

Enregistre le transfert des pièces, factures et règlements. Cette opération est irréversible (ces pièces ne seront plus transférables).

Ce traitement tope les pièces comme étant comptabilisées. Les lignes de la liste sont alors effacées.

 Il est précisé à l’utilisateur que cette procédure ne doit pas être lancée avant que n’ait été constitué le fichier Export car plus aucune pièce de la liste ne pourra être transférée dans les fichiers exports après cette opération de validation.

 

 

Il est donc indispensable d’effectuer les opérations dans l’ordre :

- Ajouter les pièces de ventes et d’achats (consulter si on le souhaite le détail des écritures, les imprimer)

- Constituer le fichier de préparation par "exporter"

- Valider le transfert pour que les pièces soient considérées comme comptabilisées

   (cette fonction doit être réalisée après que le fichier externe ait été contrôlé et importé dans la comptabilité externe)

 

Attention : En cas d’utilisation avec la Comptabilité Oxygène de ce mode de transfert, sur un même site, les écritures validées ne pourront plus être transférées par la liaison comptable Comptabilité Oxygène, mais devront être importées, à partir du fichier texte généré, par la procédure d’import de données disponible dans la Comptabilité Oxygène.

 

Les formats d'export

Les formats d'export qui sont proposés dans la liste sont issus de fichiers "EDI". Ces fichiers EDI sont fournis lors de l'installation mais ils peuvent être modifiés ou copiés pour créer de nouveaux modèles d'export.

Ils sont stockés dans le répertoire suivant :

OXYPP / GESCOM / ETATS / GCPTPCE / EXPORTS

 

 

Vous pouvez les ouvrir avec le bloc note Windows, NotePad, ou un outil de même genre.

Dans ces fichiers EDI on retrouve les paramètres utilisés par le traitement de l'export, exemple ci-dessous :

}

Extensions: "Format=EXCEL2

Fichier=

ExtensionFichier=

AnsiToOem=0

CodeObjet=

Repertoire=

EDIChaine=COMPTES1" ;

 

- Le titre qui sera affiché dans la fenêtre de choix du format d'export est  en début de fichier

- Format :  le format du fichier à créer, par défaut on a le format EXCEL2, on peut choisir un autre format à condition que ce soit un format existant dans Oxygène. Les formats gérés par Oxygène sont accessibles par le traitement d'import / export des données de la gestion commerciale.

 

- Fichier : le nom du fichier, par défaut le traitement le nommera COMPTES pour les comptes de tiers, et EXPORT pour les écritures.

- ExtensionFichier : par défaut ce sera "CSV"

- AnsiToOem : laisser la valeur zéro pour ne pas activer la conversion des caractères OEM / ANSI : cette conversion n'est pas nécessaire pour les fichiers issus d'Oxygène

- CodeObjet : permet de lancer un traitement automatiquement à la place de celui de l'export standard. Cela ne peut être utilisé qu' en cas de développements spécifiques

- Repertoire : si vous voulez que les fichiers exportés se placent dans un autre dossier que celui par défaut, il faut l'indiquer ici, en mettant le chemin complet

- EDIchaine : nom de l'objet à chaîner, dans certains cas il y a le lancement d'un 2ème traitement. Dans l'exemple ci-dessus l'export des écritures chaîne avec l'export des comptes de tiers.

Ce paramètre peut être utile pour des lancements de traitements spécifiques.

 

Si vous ajoutez de nouveaux formats, vous devrez remplir les paramètres ci-dessus, sauf le EdiChaine et le CodeObjet.

Attention en cas de modification des fichiers EDI standard, cela peut altérer le bon fonctionnement des traitements d'export.