Principe de la saisie des pièces

 

Les méthodes et les zones de saisie de pièces décrites ci-dessous sont identiques pour l’ensemble des pièces de la chaîne des ventes : devis, commandes, bons de livraison et factures (quelques différences seront signalées pour la saisie des devis et des factures). Seuls les traitements et la transformation des pièces seront différents notamment pour la facturation qui fait l’objet d’une description particulière dans ce chapitre. Chaque pièce est découpée en quatre parties représentées par des onglets : en-tête, corps, pied et divers. Cette présentation vous permet d’optimiser votre saisie suivant les différentes étapes de la saisie d’un document. Les informations générales relatives aux documents sont reprises systématiquement en haut de l’écran quel que soit l’onglet sur lequel vous êtes positionné. La saisie de pièces se termine par un enregistrement.

 

Etant donné que, dans ce chapitre « Opérations courantes », nous avons choisi de ne pas traiter les pièces de vente séparément pour éviter les redondances, un petit tableau vous servira d’indicateur et vous précisera les pièces concernées dans chaque paragraphe (la croix vous signale que la pièce est traitée dans le paragraphe).

 

DEVIS	BONS DE COMMANDE	BONS DE LIVRAISON	FACTURES & AVOIRS
X	X	X	X

 

Prenons, ici, l’exemple de la saisie d’une commande suivant les quatre parties du documents (en-tête, corps, pied et divers). Vous procéderez de façon identique pour la saisie des devis, des bons de livraison et des factures.

Nous vous signalerons, si il y en a, les particularités de chaque document.

 

Pour saisir une commande, cliquez sur  dans le tableau de bord des commandes. Vous serez positionné automatiquement en création sur l’en-tête de la pièce.

 

 

 

Saisissez d’abord les informations suivantes. Elles seront reprises en haut de l’écran quelle que soit la partie de la pièce que vous êtes en train de saisir :

 

-          Le numéro du bon de commande est unique et s’incrémente automatiquement.

 

-          Vous êtes automatiquement positionné sur la date qui s’affiche par défaut avec la date du jour. Cette date est, bien entendu, modifiable.

 

Si vous utilisez l'application TPV Oxygène, vous êtes obligé de procéder à des clôtures périodiques de la Gestion Commerciale. Dans ce cas, la date d'une pièce ne peut pas être antérieure à la date de la dernière clôture effectuée.

Si vous n'utilisez pas le TPV Oxygène, les procédures de clôture en Gestion Commerciale sont tout de même possibles. Si vous les utilisez, le même principe s'applique : la clôture permet de "figer" une période, et vous ne pouvez pas choisir ici une date de pièce antérieure à la date de la dernière clôture.

 

 

-          La saisie du client est obligatoire. Saisissez directement le code client ou choisissez un client par . Vous pouvez également accéder à la gestion des clients par .

 

-          La devise saisie dans la fiche du client est proposée automatiquement (onglet « Infos monétaires »). Vous pouvez sélectionne une autre devise par

 

-          Le dépôt saisi, par défaut, dans les paramètres de la société est proposé automatiquement dans l’onglet « Infos annexes ». Vous pouvez sélectionner un autre dépôt par .

 

 

-          L’état de la pièce sera rappelé automatiquement lors d’une modification ou d’une consultation (onglet « Infos annexes »).

 

-          L’origine de la pièce est également disponible. Vous saurez ainsi si cette pièce provient de la transformation d’une autre pièce par exemple (onglet « Infos annexes »).

 

 

 

La case à cocher "Tout en TTC" :

 

Cette case à cocher apparaît si l'option Mode de calcul HT et TTC dans les pièces de ventes a été cochée au niveau des paramètres généraux du dossier, onglet Docs.  (nouveauté 9.03).

Si «Tout en TTC» ’est cochée, les prix unitaires saisis dans le corps du document seront gérés en TTC. Et les calculs de la pièce se feront en partant des montants TTC des lignes, puis calcul des montants HT et TVA.

 

 

 

L’édition du document fera aussi mention de prix en TTC.