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La reprise de l'inventaire (initialisation)
La procédure de reprise d'inventaire doit
être utilisée uniquement lors du démarrage de votre dossier. En effet
elle permet d'indiquer la quantité (et valeur) initiale du stock par articles,
dépôt par dépôt.
Lorsque l'on clique sur le bouton CREER sur le tableau de bord des inventaires, l'assistant de création d'inventaire est activé.
Cet assistant est utilisé pour démarrer aussi bien un inventaire de type "Reprise d'inventaire" (initialisation), "Reprise d'inventaire articles numérotés" (permet l'initialisation pour les articles gérés en lots/séries si vous disposez de cette option) et "Saisie d'écarts d'inventaire" (option sélectionnée par défaut).
Pour saisir les valeurs initiales des stocks de la société, il faut sélectionner un inventaire de type "Reprise d'inventaire", taper "INVENTAIRE" dans le champ prévu à cet effet, puis cliquer sur "VALIDER"
Il convient alors de confirmer le démarrage de l'inventaire :
On revient alors au tableau de bord des inventaires
Une ligne a été ajoutée pour l'inventaire n°00000001 de type "Reprise" qui a démarré à la date indiquée (date du jour du lancement du traitement)..
Différents statuts d'avancement sont gérés au niveau des inventaires :
En cours (inventaire a démarré
et n'est pas validé),
Inventorié / En cours de valorisation
(l'inventaire proprement dit est terminé, la phase courante permet de
saisir la valorisation comptable liée à l'inventaire),
Inventorié / valorisé [/ purgé]
En cliquant sur le bouton GERER on accède à l'écran des articles inventoriés (qui est vide par défaut puisque nous n'avons pour le moment effectué aucune saisie).
L'écran des articles inventoriés se divise en 3 zones :
- une zone d'entête qui rappelle les informations concernant l'inventaire en cours (N°, date de début, Etat, …)
- la liste des articles inventoriés que l'on peut filtrer en sélectionnant un code de dépôt (si on souhaite ne voir que les articles inventoriés dans le dépôt sélectionné), un code utilisateur (si on souhaite ne voir que les articles inventoriés par l'utilisateur sélectionné) et le code article débutant par le code indiqué (cette liste est vide tant que l'on n'a pas inventorié au moins une partie du stock),
- la barre des boutons permettant d'effectuer différentes actions sur l'inventaire en cours :
permet de basculer sur la liste
des articles à inventorier permettant à la fois l'édition des bordereaux
d'inventaire et la saisie de l'inventaire pour chaque article,
permet de valider l'inventaire
en cours,
permet de lancer l'impression
de la liste des articles inventoriés,
permet de visualiser le contenu
d'un inventaire terminé (le contenu d'un seul inventaire est maintenu
en ligne. A la création d'un nouvel inventaire, une archive du précédent
inventaire est effectuée et peut être consultée en utilisant le bouton
ZOOM).
Nous allons maintenant compléter la liste des articles
inventoriés en cliquant sur le bouton
La liste des articles déjà intégrés dans l'inventaire est alors affichée :
Vous pouvez à tout moment ajouter des articles par
le bouton 
.
Un écran apparaît permettant de définir les critères de sélection des
articles à intégrer :
Le logiciel permet la saisie d'une liste d'inventaire par utilisateur et par dépôt. La liste peut être constituée manuellement article par article, par famille article, catégorie ou groupe comptable pour un dépôt ou tous les dépôts. Vous pouvez aussi sélectionner les articles d'un emplacement si vous utilisez les emplacements dans vos fiches stock.
Si un article se trouve en inventaire pour un couple utilisateur/dépôt, il ne peut pas être ajouté pour un autre utilisateur. Un message indique que des articles sont déjà utilisés par d'autres utilisateurs :
Lorsque l'on souhaite faire un inventaire complet de tous les articles, pour le dépôt par défaut pour le poste, il suffit de valider les choix par défaut.
En fonction des choix effectués, la liste des articles à inventorier (sur laquelle peut s'effectuer l'inventaire proprement dit) est constituée :
Si vous avez déjà saisi des quantités pour des articles,
celles-ci sont présentes sur votre écran tant que vous n'avez pas validé
votre saisie. Vous pouvez donc saisir en plusieurs étapes, puis déclencher
la création du mouvement de stock d'initialisation en validant soit article
par article soit globalement par le bouton 
Cette liste est conservée jusqu'à la fin de l'inventaire. Vous pouvez quitter l'écran en cours de saisie et y revenir plus tard sans perdre vos saisies.
permet de passer en mode modification
pour saisir les quantités et prix unitaire pour les articles de la liste.
Le prix unitaire sert à valoriser le stock initial de chaque article.
Vous devez impérativement valoriser les
stocks de chaque article, en effet cette valorisation sera ensuite importante
pour les états de stock valorisé et pour les calcule de marge sur vente.
Il y a aussi un impact sur le calcul du stock valorisé au CMUP. (Voir
documentation de la gestion des stocks).
Chaque article saisi est automatiquement signalé par
la case à cocher de la colonne de gauche : 
Vous pouvez choisir de trier les articles de la liste par leur code famille en cochant la case correspondante en haut de l'écran. Si cette cas n'est pas cochée les articles sont triés par leur code.
On peut décocher un article pour empêcher qu'il soit pris en compte lors de la validation globale. Vous pouvez cocher un article décoché pour qu'il soit pris en compte à la prochaine validation.
Le clic direct sur la case à cocher n'est pas autorisé (la case se trouve cochée dès que l'on a validé une saisie pour la ligne).
Pour cocher/décocher un article, un clic droit sur la liste fait apparaître le menu contextuel, puis il suffit de sélectionner l'option désirée :
permet d'enlever de la liste
l'article en cours, la sélection en cours ou tous les articles de la liste.
Cela peut être utile par exemple pour recommencer complètement une saisie ou pour vider totalement la liste des articles restant à inventorier une fois l'inventaire terminé. Pour rappel, la validation d'un inventaire sera refusée tant qu'il restera des articles dans les listes d'articles à inventorier.
permet de compléter la liste
des articles à inventorier avec une nouvelle sélection d'articles : pour
une deuxième famille, pour un autre dépôt, etc.. Vous pouvez ainsi associer
en une seule saisie des articles provenant de sélections différentes.
Ce bouton donne de nouveau accès à l'écran de sélection du début du traitement
permet d'éditer la liste de
votre saisie, par dépôt ou pour tous les dépôts.
Voici un exemple d'édition :
valide définitivement
votre saisie et procède à la mise à jour du stock : création d'un mouvement
de reprise d'inventaire non daté, recalcul des fiches stock et du CMUP,
mise à jour du stock réel pour tous les articles cochés dans la liste.
Les articles traités sont ensuite enlevés de la liste des articles à inventorier et sont ajoutés à la liste des articles inventoriés.
dans un même inventaire, il
n'est pas possible d'inventorier plusieurs fois un même couple article/dépôt
Exemple de mouvement de stock créé lors de cette validation :
Si on abandonne la liste de reprise d'inventaire, on retourne à l'écran des articles inventoriés :
Pour retourner à la liste de reprise d'inventaire,
il faut cliquer sur le bouton
permet d'obtenir une édition
des articles inventoriées.
Une fois l'inventaire entièrement saisi, on termine
l'inventaire en cliquant sur 
L'opération étant irréversible, l'utilisateur doit confirmer son choix de valider l'inventaire.
après cette validation, il ne
vous sera plus possible de compléter la liste des articles inventoriés
et de valoriser les articles oubliés à l'étape suivante.
Pour vous assurer que tous les articles ont été inventoriés, il suffit d'utiliser la fonction d'ajout d'articles à inventorier pour tous les dépôts. Une liste d'articles à inventorier vide après cette sélection (sans avoir eu de message indiquant que des articles sont déjà en inventaire avec d'autres utilisateurs) indique que tous les articles ont bien été inventoriés.
Effectuez ce contrôle si vous voulez être sûr de traiter tout votre stock.
Si vous obtenez le message ci-dessus, cela signifie qu'une liste d'articles à inventorier non vide existe pour l'utilisateur ADMIN dans le dépôt STLAUR (par exemple).
Vous ne pourrez alors pas valider votre inventaire tant que toutes les listes ne seront pas vides (en théorie, cela signifie que vous avez oublié d'inventorier des articles).
Pour modifier la liste, procédez comme suit :
Sur l'écran des articles inventoriés, cliquez sur
Sur la liste de saisie d'inventaire, sélectionnez
le DEPOT et l'UTILISATEUR, puis cliquez sur
Sur la boite de dialogue qui apparaît, sélectionnez "liste" :
Vous revenez alors sur la fenêtre de sélection des
articles à inventorier, écran que l'on quitte en cliquant sur la croix
en haut à droite de l'écran 
On peut alors relancer la validation de l'inventaire en cliquant sur le bouton valider et en confirmant le choix.
La validation a pour conséquence de ne plus pouvoir compléter la liste des articles inventoriés et de passer à l'étape de valorisation comptable des articles inventoriés. Par défaut, la valeur comptable du stock vaut la valeur initiale.
On peut alors passer en modification en cliquant sur le bouton Gérer puis en se déplaçant avec l'ascenseur horizontal, on a accès à la valorisation comptable.
Si votre résolution graphique le permet, vous pouvez aussi maximiser l'écran. Vous aurez alors accès à l'ensemble des colonnes de la liste sans utiliser l'ascenseur horizontal :
La valorisation comptable peut différer de la valorisation du stock maintenue par la Gestion Commerciale (utilisée pour des produits dont la valeur change rapidement tels les produits à haute technologie, produits soumis à des variations boursières,…, ou des invendus)
Exemple : On a en stock 1 PC acheté 1000 EUR il y a 3 ans. La valeur du stock de PC est de 1000 EUR, mais avoir ce stock est fortement dévalué puisque la technologie a depuis fortement évolué : la valeur comptable de ce stock pourrait être ramenée à 500 EUR…
Une fois l'ensemble de la valorisation comptable effectuée, on peut valider définitivement l'inventaire en cliquant sur le bouton VALIDER.
Une fois la validation confirmée, l'inventaire n'est plus modifiable.
Lors de la validation, un export de l'inventaire est
réalisé et peut être visualisé en cliquant sur le bouton
