Les informations complémentaires

Cette fonctionnalité est disponible à partir du menu puis Les informations complémentaires.
 
 
Les informations complémentaires vous offrent la possibilité d'ajouter des informations personnalisées sur les articles, clients, fournisseurs, contacts clients, entêtes des pièces de vente (y compris les contrats d’abonnement et les factures d’acompte) et lignes des pièces de vente , entêtes des pièces d'achat et lignes des pièces d'achat, ainsi que les actions CRM  (Gestion des prospects) si le dossier correspondant existe.

 

Ce paramétrage est spécifique  à chaque dossier de gestion commerciale.
 
Ce paramétrage est accessible uniquement aux utilisateurs qui ont les droits de gestion des informations complémentaires : gestion des droits par utilisateur et par fonctionnalité, application gestion commerciale, ligne appelée "informations complémentaires".

 

Par contre l'utilisation des informations complémentaires est accessible à tous les utilisateurs du dossier.

 

 

Paramétrage

 

 

Les paramètres des informations complémentaires des onglets Entête document Ventes et Lignes documents Ventes sont communs à tous les types de documents de ventes.
Ainsi, lors de la transformation des pièces, le contenu des informations complémentaires est automatiquement transféré de la pièce source vers la pièce cible.
Idem pour la chaîne des achats : un seul paramétrage des informations complémentaires pour les en-têtes des pièces achat, et un autre pour les informations complémentaires pour les lignes des pièces achat.

 

10 champs libres sont disponibles pour les articles, clients, fournisseurs, contacts client, en tête des pièces de vente et en tête des pièces achat :

- 4 champs de type texte de 60 caractères

- 2 champs numériques

- 2 champs de type date

- 2 champs de type valeur monétaire

 

5 champs libres sont disponibles  pour les lignes des pièces de vente et achat :

- 2 champs de type texte de 60 caractères

- 1 champ  numérique

- 1 champ de type date

- 1 champ de type valeur monétaire

 

Pour chaque information complémentaire que vous voulez gérer vous avez les paramètres suivants à renseigner :

- Activez une information complémentaire en cochant la colonne "activée".

- Libellé : saisissez le libellé de cette information complémentaire : dans notre exemple le champ libre n°1 de la fiche client va contenir la situation maritale du client donc le libellé est "Situation maritale". Vous retrouverez ce libellé dans la fiche client en saisie, et dans les colonnes de données du client dans les écrans de type liste.

- Obligatoire : cochez cette case si vous souhaitez que la données soit obligatoire. Dans notre exemple ci-dessus, l'information complémentaire n° 5 "niveau technique" est en mode obligatoire : les utilisateurs ne pourront pas enregistrer une fiche client si cette zone est vide.

- Donnée personnelle : cochez cette case si le renseignement qui sera géré constitue une donnée personnelle. Dans notre exemple la situation maritale en est une.

 

Cette colonne "données personnelles" n'est visible et saisissable que pour les informations complémentaires des fiches clients et des fiches contacts clients. Cette notion n'existe pas pour les autres cas.

 

Il est important de bien cocher la case "donnée personnelle" quand c'est le cas. Cf la page d'aide Gestion des données personnelles pour le détail du procédé de gestion des données personnelles.

 

Utilisation
 
Ces informations se trouvent dans les écrans de gestion et les Tableaux de bords (écrans de type listes : liste des clients, des articles, etc).
 
La saisie se fait dans les fenêtres de gestion, dans un onglet dédié nommé "Infos complémentaires".
 
La saisie des valeurs est totalement libre. Seul les champs marqués "Obligatoire" seront contrôlés (non vides).
 
Les écrans de type listes (ou "Tableaux de bord"), peuvent afficher les informations complémentaires. Si les colonnes n'apparaissent pas, activez-les depuis le menu Colonnes de la liste (cliquer sur le " + " à gauche de l'entête de la liste).

 

En cas de données personnelles, la gestion des données personnelles tient compte de ce paramétrage pour effacer ou pas le contenu des zones des fiches clients et contacts.

Il existe aussi une impression de la fiche client dédiée aux données personnelles.

Cette édition tiendra compte de votre paramétrage pour intégrer ou pas les zones activées ici.

Cf la page d'aide Gestion des données personnelles pour le détail du procédé de gestion des données personnelles.

 

Exemple

 

 

 

 

Modification et ajout de champs

 

L'ajout de nouveaux champs est possible par un Partenaire Agréé Memsoft.