Import des immobilisations

Les immobilisations

Principe Le traitement d'import des immobilisations permet de créer des immobilisations provenant d'une autre application. Cet import effectue la création des immobilisations et le calcul des amortissements en fonction des données importées

Le traitement d'import ne nécessite pas d'être en mode exclusif dans le dossier : en effet, il s'agit de créer de nouvelles immobilisations, donc les autres utilisateurs peuvent être actifs dans le dossier pendant l'import.

Le traitement se présente comme ceci :

Vous devez indiquer le répertoire et le nom du fichier à importer, pour cela il suffit de saisir ces éléments dans la zone "fichier à importer".

Ou bien vous pouvez cliquer sur le bouton , qui permet d'ouvrir l'explorateur Windows, afin d'aller sélectionner le fichier à importer.

Le nom et l'emplacement de ce fichier sont libres, par contre la structure des données doit correspondre aux zones de la liste des données que l'on peut importer : cf cette liste en fin de cette page. Et le format du fichier doit obligatoirement être "CSV" avec des séparateurs "point-virgule" (format de Microsoft EXCEL).

le bouton permet d'afficher l'aide en ligne et le bouton permet d'ouvrir un fichier avec des données conformes à la structure acceptée par ce traitement d'import.

permet de lancer le traitement d'import.

permet d'abandonner le traitement.

Le message de confirmation va s'afficher au début du traitement, vous pouvez encore abandonner en cliquant sur "non"

Ensuite une jauge permet de visualiser l'avancement du traitement.

Une fois l'import terminé un message indique le nombre d'immobilisations importées et le nombre d'immobilisations rejetées. Les raisons des rejets sont enregistrées dans un fichier dont le nom et l'emplacement sont mentionnés dans le message.

Si le traitement a tout importé sans aucune erreur, il n'y a pas ce message de fin de traitement.

On peut avoir des rejets en cas de compte d'immobilisation inexistant dans le dossier Oxygène, ou bien si le code famille n'est pas correct. Ou encore si vous importez des immobilisations déjà importées.

Si vous importez le même fichier plus d'une fois, les immobilisations générées la première fois ne seront pas réimportées. Le traitement reconnaît une immobilisation par la zone "N° interne" dans laquelle l'import va placer le contenu de la zone NUMERO du fichier importé.

Ainsi, en cas d'erreurs, vous pouvez corriger votre fichier CSV et relancer l'import, seules les immobilisations non encore importées seront traitées.

Vous pouvez consulter ce fichier journal des imports à tout moment, en effet il ne se supprime pas automatiquement et de ce fait il conserve la trace des imports successifs effectués.

Contenu du fichier avec des erreurs :

Contenu du fichier si aucune erreur :

Contenu du fichier exemple :

Liste des données que l'on peut importer :

Les données obligatoires sont :

- NUMERO : numéro de l'immobilisation, qui sera importée dans la zone "N° interne" dans Oxygène. Rappel : ce numéro permet au traitement d'import de reconnaître une immobilisation, donc si l'immobilisation est déjà existante dans le dossier Oxygène, l'import ne la prendra pas en compte.

- CIMMOB : compte comptable pour l'immobilisation, qui sera importé dans l'onglet "comptes" dans Oxygène : obligatoire seulement si vous n'avez pas le code famille dans votre fichier à importer. Si le code famille est rempli, le compte d'immobilisation n'est pas obligatoire.

- DESIG : désignation de l'immobilisation

Les autres données peuvent être intégrées dans le fichier CSV mais elles ne sont pas obligatoires. Vous pouvez intégrer les zones comme vous le souhaitez.

Par exemple vous pouvez créer un fichier CSV avec les 3 zones ci-dessus, NUMERO, CIMMOB et DESIG, plus la date d'achat DATE_ACHAT, le montant à amortir MONTANT, le type TYPE1 et la durée DUREE1.

L'ordre des zones dans le fichier n'a pas d'importance, par contre il faut mettre en première ligne du fichier CSV les codes des colonnes. Les codes à indiquer sont ceux de la liste ci-dessus, en majuscules et séparés par des point-virgules.

Pour notre exemple :

NUMERO;CIMMOB;DESIG;MONTANT;TYPE1;DUREE1;DATE_ACHAT

Données non obligatoires mais qui sont importantes si on veut le calcul des amortissements lors de l'import

L'import crée les immobilisations et lance automatiquement le calcul des amortissements. Si les zones ci-dessous ne sont pas remplies, l'immobilisation sera créée quand même mais sans le calcul des amortissements.

- DATE_ACHAT : date de l'achat du bien immobilisé

- DATAMORT : date de début d'amortissement, à renseigner seulement si elle est différente de la date achat.

- MONTANT : montant à amortir

- TYPE1 : type d'amortissement : "LIN" pour linéaire, "EXC" pour exceptionnel, "DEG" pour dégressif

- DUREE1 : durée de l'amortissement en nombre d'années (mettre une valeur entière, par exemple 10. On ne gère pas un amortissement avec un nombre d'année avec décimales, comme 8,5). Si valeur 0 le traitement met 1 automatiquement.

- DATE_CEDE et VALEUR_CEDE : date et montant de la cession, à remplir si une cession du bien a eu lieu.

- Si un amortissement est de type dégressif, remplir la zone FISCAL1 avec le coefficient fiscal

- En cas d'amortissement dérogatoire, remplir les 2 zones TYPE2 et DUREE2 ; type d'amortissement fiscal et durée en nombre d'années, et aussi FISCAL2 si le type d'amortissement fiscal est dégressif.

- DEJA_AMO : montant amorti à la fin de l'exercice N-1 : sera calculé si les données importées permettent le calcul des amortissements

- CFAM : code famille d'immobilisation. Là aussi le code famille s'il est renseigné doit exister dans le dossier Oxygène. Cela permet de récupérer les paramètres de la famille et de ne pas inclure dans le fichier import les comptes, le type d'amortissement, les codes analytiques, etc.

Depuis la version 11.02 Oxygène vous pouvez intégrer le code famille et pas le compte d'immobilisation, et dans ce cas les codes familles doivent exister dans votre dossier Oxygène.

- NON_AMORTISSABLE : nouveau champ depuis la version oxygène 11.01.35, pour le cas d'immobilisation non amortissable. Remplir avec la valeur "O" ou laisser vide. Si valeur "O" il n'y a pas de calcul d'amortissement.

Avant la version oxygène 11.01.35 c'est la zone DUREE1 qui si elle est à 0 permet de définir l'immobilisation comme non amortissable.

Autres données

- CODE_LIEU : à remplir avec un code lieu existant dans le dossier Oxygène, sinon ce sera un cas de rejet

- NUM_SERIE : numéro de série du bien

- CODE_ANA : code analytique, un seul code peut être importé pour une immobilisation, le code doit exister dans le dossier Oxygène sinon on aura un rejet

- CAMORT, CDOTA, CVACE, CCRCE, CPRCE, CTVAC et CTVAD : les comptes d'amortissement ne sont pas obligatoires mais si vous les importez ils doivent exister dans le dossier Oxygène.

- ACHETEUR : texte libre contenant l'acheteur du bien en cas de cession.

, FACT_VENTE n° de la facture en cas de cession.

, CODE_FOU : code fournisseur à qui on a acheté le bien, si rempli il doit exister dans le dossier Oxygène.

- TRF indique si le transfert en comptabilité a eu lieu, mettre O ou N.

- DATE_TRANSFERT : si transfert en comptabilité est oui, mettre la date du transfert.

- CODE_CES : code cession, si rempli il doit exister dans le dossier Oxygène.

- CODE_ANA_CES code analytique de la cession,si rempli il doit exister dans le dossier Oxygène.

- OCCASE : occasion oui ou non, mettre O ou N

- COR : type de l'immobilisation, "C" si corporelle, "I" pour incorporelle,"F" pour financière, et "E" pour en cours.

- NOTE : bloc note

Cas particulier du code famille depuis la version oxygène 11.01.35 :

En cas d'import du code famille, le traitement importe les données de la famille qui ne sont pas dans le fichier import : les comptes comptables, et les codes analytiques autres que le 1er code.

Les données du type d'amortissement , la durée, le type d'immobilisation et le coefficient fiscal vont aussi provenir de la famille si elles ne sont pas remplies dans le fichier import et que la famille est remplie.

Si le code famille est rempli, les paramètres de la famille (durée d'amortissement 1 et 2, coefficient fiscal 1 et 2) seront repris si ces données sont vides pour l'immobilisation dans le fichier importé.

De plus le code "amortissement dérogatoire" de la famille va primer sur le contenu des données du fichier d'import : En effet si c'est une famille avec amortissement dérogatoire et que les zones type 2 durée 2 et coefficient 2 sont vides dans le fichier import, l'immobilisation sera avec amortissement dérogatoire. Il faut faire attention de bien associer un code famille qui correspond au mode de calcul souhaité pour chaque immobilisation.

Depuis la version 11.02 Oxygène, le code famille est suffisant, vous pouvez éviter de devoir intégrer les comptes comptables d'immobilisation, dans la mesure où ce compte est bien renseigné dans chaque famille de votre dossier.