Utilitaire de remplacement dE comptes

Nouveauté depuis la version 11.04 Oxygène : Dans l'onglet de gestion des comptes dans les familles des immobilisations et dans les immobilisations, et seulement en mode visualisation, un bouton permet d'appeler ce traitement dans le but de remplacer un compte comptable par un autre compte.

Ceci permet par exemple de corriger des comptes suite au changement du plan comptable normalisé, qui a été modifié en janvier 2025. Ces changements ont donné lieu au remplacement des comptes commençant 675 et 775 par des comptes commençant 657 et 757.

Avec cet outil, vous pouvez mettre à jour vos comptes dans vos immobilisations et vos familles d'immobilisation, pour actualiser des comptes devenus obsolètes (comptes 675 et 775). Vous pouvez également utiliser cet outil pour remplacer un compte par un autre, comme cela existe dans l'application de la comptabilité Oxygène.

Il vaut mieux procéder à ces remplacements de comptes alors qu'aucun autre utilisateur n'est en cours d'utilisation de l'application immobilisations dans votre dossier, afin d'éviter que les mises à jour des données soient rejetées si des fiches immobilisations ou familles d'immobilisations sont réservées par un autre utilisateur.

Le clic sur ce bouton ouvre une fenêtre dans laquelle vous allez indiquer le compte à remplacer et le compte de remplacement.

On saisit ces 2 numéros de compte soit en saisie manuelle directement dans les 2 zones de saisie, soit en utilisant les 2 boutons de choix. Si saisie manuelle, les zéros de droite sont ajoutés automatiquement selon la longueur des comptes paramétrée dans votre dossier. Par exemple vous pouvez saisir 215, et le traitement ajoutera les zéros pour faire 2150000 si la longueur des comptes est de 7 dans votre dossier.

NB Les contrôles de validité sont faits lors du clic sur le bouton valider, par exemple si votre dossier des immobilisations est en lien avec la comptabilité Oxygène, le nouveau compte doit exister dans la comptabilité Oxygène.

Une fois les 2 compte remplis, cliquez sur le bouton de validation, un message de confirmation vous demande si vous souhaitez effectuer le changement. Si oui le traitement s'exécute aussitôt. Si votre saisie est erronée, des messages d'erreur sont affichés et vous devez corriger votre saisie, par exemple si vous n'avez pas indiqué de nouveau n° de compte, ou si le compte à remplacer n'existe pas dans votre dossier de comptabilité.

Déroulement en cas de lien avec la comptabilité Oxygène :

On doit choisir un compte qui existe en comptabilité, et on pourra le remplacer par un autre compte qui existe lui aussi en comptabilité.

Par exemple si on veut remplacer le compte 6750000 (qui n'est pas dans le nouveau plan comptable de 2025), par le compte 6570000 : on saisit 6750000 en n° de compte à remplacer, et 6750000 comme nouveau n° de compte. Il faut que le compte 6570000 existe en comptabilité au préalable.

Le traitement va alors remplacer le compte 6750000 par le n° 6570000 dans toutes les immobilisations et dans toutes les familles d'immobilisation existantes de votre dossier, avec recherche et remplacement dans toutes les zones de comptes. Pas de contrôle du type de compte ni de sa nature, le remplacement détecte les familles et les immobilisations où l'ancien numéro de compte est présent, et le remplace par celui choisi comme nouveau numéro de compte. Par contre l'ancien compte existe toujours, il n'est pas supprimé dans le plan comptable dans votre dossier de comptabilité Oxygène.

Exemple 

Lors de la mise à jour de la version Oxygène 11.04 de janvier 2025, l'application de la comptabilité Oxygène a proposé d'actualiser votre plan comptable et si vous avez accepté, le compte 6750000 a été remplacé par le compte 6570000 qui a été ajouté. Le compte 6750000 a aussi vu son libellé modifié, la mention "SUPPRIME" a été ajoutée.

Dans votre dossier des immobilisations, vous devez procéder au même remplacement mais de façon manuelle, pour ce faire saisissez les 2 comptes comme dans l'exemple ci-dessus. Cela va actualiser les données dans vos immobilisations et familles d'immobilisations, le compte 6750000 va être remplacé par le nouveau compte 6570000.

Le plan comptable 2025 a actualisé 2 types de comptes concernant les immobilisations : ceux commençant par 675 et par 775.

A vous de faire le changement des comptes que vous utilisez dans votre dossier des immobilisations, un par un, pour chaque compte qui commence par 675 et par 775.

NB Cet outil peut également vous servir pour un changement de compte autre que ceux du nouveau plan comptable 2025. Si par exemple vous décidez de ne plus utiliser le compte 2150000 et que vous voulez utiliser à sa place le compte 2150001 : il faudra créer le compte n° 2150001 en comptabilité Oxygène, puis avec ce traitement vous pourrez remplacer le compte 2150000 par le compte 2150001 dans vos données d'immobilisations, sans changer les données du dossier de comptabilité Oxygène. Le compte 2150000 existe toujours.

(C'est un peu différent du procédé qui existe en comptabilité Oxygène, qui permet de changer un numéro de compte. Car en comptabilité, ce changement fait disparaître l'ancien numéro). 

Déroulement en cas de dossier sans le lien avec la comptabilité Oxygène :

Le principe est un peu différent : le compte à remplacer doit exister dans la table des comptes dans votre dossier des immobilisations. Mais le nouveau compte peut être de 2 types :

- Soit il existe : dans ce cas c’est un remplacement d'un ancien compte par un nouveau compte, sans changement de son libellé, et on garde dans la table des comptes les 2 comptes, l’ancien et le nouveau. Ce procédé sert pour mettre un compte à la place d’un autre dans les immobilisations et les familles. Par exemple pour mettre le compte 2150001 à la place du compte 2150000 dans les immobilisations et les familles existantes contenant ce compte, mais en conservant le compte 2150000 dans le plan comptable du dossier des immobilisations.

Exemple de saisie :

- Soit il n'existe pas : le traitement ne crée pas le nouveau compte, il change le numéro de compte de l’ancien par le nouveau numéro, et on peut aussi modifier son libellé, car dans ce cas la zone de saisie du libellé est accessible. Le traitement remplace l’ancien n° de compte par le nouveau dans les immobilisations et les familles, et dans la table des comptes. L’ancien compte disparaît alors. Ça va servir pour par exemple remplacer l’ancien compte 6750000 par le 6570000, si l'on ne veut pas garder de trace du compte n° 6750000.

Exemple avec un nouveau compte qui n'existe pas : le libellé est proposé par défaut avec la recopie du libellé du compte à remplacer, et vous pouvez le modifier.

 

 

 Cette opération est irréversible, mais vous pourrez effectuer un remplacement inverse en cas d'erreur lors du choix des comptes.