Les Documents Liés

Oxygène possède un module de stockage de liens vers des documents se trouvant sur votre ordinateur ou un serveur.

Vous pouvez, par exemple pour une fiche article, créer des liens vers des documentations, des photographies ...

 

Ce module, intégré à l'environnement Oxygène, est disponible dans toutes les applications. Il s'apparente à une GED (Gestion Electronique de Documents) à la différence qu'il ne gère pas un stockage physique des documents. Un document n'est jamais copié, déplacé ou supprimé ; notre GED se contente de stocker le chemin du fichier (comme un raccourci Windows ou un favoris internet qui est une simple adresse URL). Il vous incombe donc de créer, classer et sauvegarder correctement vos documents.

 

Pour accéder aux Documents Liés, il suffit de cliquer sur le bouton représentant un trombone ou d'aller dans le menu Action puis Gestion des Documents Liés. (Presque) tous les écrans d'accès, de choix ou de gestion possèdent ce bouton.

 

Gestion des Documents Liés

 

Cet écran donne la liste les documents liés à la fiche en cours (fiche article, client, commande ...).

Ici, vous pouvez :

• ajouter un document

• retirer un document (retirer le lien : ne supprimer pas le fichier)

• ouvrir le document (avec le logiciel dédié)

• imprimer le document (avec le logiciel dédié)

• ouvrir le répertoire contenant le fichier via l'explorateur Windows

 
La majorité des actions est disponible depuis le menu contextuel (clic droit sur le document).

Paramétrage pour les Documents liés

 

Cet écran permet de faire le paramétrage général de base pour gérer vos documents liés.

Il est disponible depuis l'écran Gestion des documents liés dans le menu Commande > Paramétrage ou depuis le volet de gauche de l'accueil général d'Oxygène.

 

Répertoire par défaut (ou d'accueil)

Sélectionnez le répertoire qui sera proposé par défaut lorsque vous ajouterez un nouveau document.

Limiter à ce répertoire

Cette option signifie que seuls les fichiers du répertoire par défaut pourront être ajoutés. Les fichiers d'un sous-répertoire de ce répertoire sont également acceptés. Tous les autres seront refusés.

 

Vous pouvez affiner ce paramétrage en cliquant sur le bouton Paramétrage avancé.

Enfin, vous pouvez consulter à la liste complète des documents référencés et faire des purges via le bouton Liste / Purges.

 

Paramétrage avancé pour les Documents liés

Le paramétrage avancé est destiné aux personnes connaissant le principe des composants tels que les revendeurs Memsoft.

Il est disponible depuis l'écran Paramétrage pour les Documents liés lui même accessible depuis la gestion des documents liés ou depuis le volet de gauche de l'accueil général d'Oxygène.

 

Il permet de déclarer individuellement pour chaque composant :

• de déclarer le répertoire d'accueil

• de déclarer un ou plusieurs répertoires obligatoires (obligatoires = limiter à ces répertoires)

 

Laisser Composant vide signifie que cette règle s'applique de manière générale.

 

Exemple :

 

Le paramétrage établit ci-dessus signifie :

1. par défaut et pour tous les composants, le répertoire d'ouverture par défaut est D:\Documents\Documentations articles. Mais il n'est pas obligatoire et on peut saisir un document venant d'ailleurs.

2. \\lyon-s1\Gestion\Documents\Notes techniques : (représente un répertoire sur un serveur réseau) c'est le répertoire d'accueil pour toutes les fiches articles (GCPARTIC).

3. Les articles n'acceptent que les documents provenant de \\lyon-s1...Notes techniques ou de D:\Documents\Documentations articles.

4. Pour les commandes (GCPECOM), le répertoire par défaut est D:\Documents\Commandes mais les documents ne sont pas limités à ce dernier.

5. Pour les clients (GCPCLI), il y a une erreur : un répertoire est déclaré mais il ne sert à rien car il n'est pas le répertoire par défaut et n'est pas non plus obligatoire.

 

Liste complète des Documents Liés / Purges

Cet écran est destiné aux personnes connaissant le principe des composants et le fonctionnement interne d'Oxygène tels que les revendeurs Memsoft.

 

 

Le haut de l'écran permet de saisir des filtres pour restreindre la liste.

 

Orphelins : En particulier, le filtre nommé "Orphelins" est très pratique pour déceler les documents dont le fichier d'origine est introuvable ou dont l'enregistrement d'origine est introuvable.

L'absence du fichier peut venir de plusieurs causes : suppression, renomage, déplacement ... Faites clic droit > Ouvrir le répertoire pour vérifier si le fichier n'existe plus.

L'absence de l'enregistrement n'est pas un filtre fiable. En effet, l'application peut utiliser des codes non classiques pour référencer ses enregistrements, auquel cas, l'outil de GED est incapable de les retrouver. Sinon cela signifie simplement que l'enregistrement a été supprimé. (Un enregistrement est, par exemple, un article de code X).

 

Bouton Purge : ce bouton supprimera tous les documents visibles dans la liste en respectant les filtres saisis précédemment. Attention, aucune confirmation n'est demandée ! La suppression est irréversible : ne faites pas de purges si vous n'avez pas une sauvegarde récente de la base de données Oxygène.

 

Vous pouvez supprimer des documents un à un en faisant clic droit > Supprimer.

 

Gestion des droits

La gestion des droits sur les Documents Liés est possible dans :

Application : GENERALITES - Les outils de l'utilisateur

Composants : SYSGED - Documents Liés & SYSGED_PARAM - Paramétrage Documents Liés