La gestion des modèles d'actions
Les modèles d'actions permettent en particulier de définir :
le type (nature) du modèle d'action
ses caractéristiques (privée / publique…)
sa mécanique et en particulier les chaînages d'actions
la gestion ou non de l'agenda
les modèles de courrier associés si nécessaire les chaînages à effectuer automatiquement pour accélérer le travail du commercial
Les actions qui seront créées à partir des modèles d'actions, bénéficieront automatiquement d'un certain nombre d'informations pré-établies et en particulier, la fiche et ses onglets s'adaptera dynamiquement en fonction du type d'action menée. Ainsi, un onglet courrier apparaît dans la fiche Actions si le modèle d'action utilisé est de type courrier.
La fiche se présente sous forme de trois onglets et permet de définir un code et une désignation.
Code
La longueur du code du modèle, alphanumérique, se définit sur un maximum de 20 caractères et est unique.
Désignation
La désignation ou libellé du modèle, alphanumérique, est défini sur un maximum de 25 caractères.
Nous vous conseillons de définir des désignations explicites afin qu'elles soient aisément exploitables par les utilisateurs créant ou exploitant des actions
Onglet Généralités
Cet onglet permet de définir si l'action est de type privée ou publique. Il permet également de gérer le chaînage des actions en déterminant le type d'action proposé par défaut mais également le délai de déclenchement de l'action. Ces éléments peuvent évidemment être redéfinis par l'utilisateur au moment où il crée son action.
Catégorie
Un modèle peut être de type :
Privé : ne concerne que l'utilisateur
Public : concerne l'ensemble des utilisateurs.
La notion d'action privée est utilisée à titre d'information et ne peut être visualisée que par l'utilisateur qui l'a créé. Cette action n'est pas publiée auprès des autres utilisateurs.
Un rendez vous chez le médecin est défini pour des utilisateurs autres que ceux appartenant aux professions médicales comme étant un modèle « Privé ».
Type d'action
Pictogramme
Le pictogramme inséré est affiché dans l'écran d'accès. Par défaut un certain de nombre de pictogrammes est disponible mais vous pouvez, en accord avec votre Revendeur Agréé Memsoft, modifier ces images.
Ces visuels sont repris également dans :
le tableau de bord des modèles d'actions
le tableau de bord des actions monocibles et multicibles
l'agenda
de
type téléphone
de
type devis
de
type déplacement
de
type courrier
de
type rendez-vous
de
type lettre courrier Word.
Tâche
Une tâche est une action à effectuer mais ne nécessitant pas de gestion d’horaire. Elle est présentée en tâche de fond dans l'agenda.
Durée spécifique
Permet de définir le temps moyen que prend ce type d'action afin de réserver une plage horaire cohérente dans l'agenda. La date et l'heure de fin seront automatiquement calculées selon la durée définie.
Afficher un rappel
Un rappel est un message s'affichant quelques minutes (ou heures ou jours) avant le début de l'action pour prévenir le commercial.
Alerter si retard
Cette alerte s'affichera lorsqu'une action n'aura pas été réalisée, quelques minutes (ou heures ou jours) après le début de l'action. Tant que l'action restera à l'état "En cours", elle provoquera une alerte, à chaque démarrage de l'application. L'alerte ne s'affichera pas pour les actions en retard qui n'ont pas définie cette alerte (ou délai à zéro). Pour masquer cette alerte, il y a plusieurs possibilités : désactiver l'alerte au niveau de l'action, augmenter le délai, reporter le début de l'action, réaliser l'action ou déclarer l'action "sans suite". Dans l'action, l'option se trouve dans l'onglet Détail > Agenda.
Onglet Chaînage
Pour faciliter l'enchaînement de plusieurs actions, l'utilisateur peut choisir de chaîner une action avec une autre. Cela permet un déclenchement automatique ou non (à paramétrer dans les paramètres de la société) des actions.
Par exemple, si l'on souhaite envoyer une invitation pour une journée portes ouvertes puis effectuer une relance téléphonique et une confirmation d'inscription, on procédera comme suit :
création de trois modèles d'actions : envoi invitation, relance téléphonique événement, envoi confirmation d'inscription
dans le modèle envoi invitation, on chaînera sur l'action de relance téléphonique avec un délai de une semaine
dans le modèle relance téléphonique, on chaînera sur l'action envoi de confirmation d'inscription, que l'on déclenchera si le compte choisit de venir à la journée Portes Ouvertes.
Chainer par défaut sur l'action
Pour chaîner par défaut deux actions, cocher cette case.
Action à chaîner
Choisir le modèle d'action à chaîner à la suite du modèle en cours de définition. Un modèle d'action peut être chaîné sur lui-même.
Les boutons 
et 
permettent d'accéder à l'écran
de choix des modèles d'actions définis ou à la fiche du modèle.
Délais
Saisissez le délai qui doit séparer les actions chaînées. La case autre permet de définir, en nombre de jour, un délai différent de ceux pré-paramétrés, entre deux actions. Ce délai peut être exprimé en jour, semaine, mois ou trimestre. Dans la zone Autres, saisissez un nombre de jours au choix.
Onglet Automatisation
Automatisations possibles
L'automatisation permet de déclencher un traitement lorsque l'action est en cours de réalisation (i.e. pour le statut "Réalisée).
Sans envoi = pas de traitement
Envoi Mail = envoi d'un email
Envoi devis = création et impression d'un devis
Envoi courrier = création et envoi d'un document Word : Le modèle d'action Courrier / Word
Cet onglet propose affiche des caractéristiques supplémentaires selon l'automatisation choisie.
Caractéristique de l'automatisation
Le modèle d'action de type " courrier ", nécessite que l'utilisateur définisse un modèle de courrier. Le modèle " Mail " ne propose pas de modèle. L'email sera écrit pour chaque action (sinon, utiliser une action multicible). Le modèle " Devis " ne propose pas non plus de modèle : l'impression utilise l'état par défaut ("Devis simplifié") mais il peut être personnalisé.
Choix du mode de diffusion par défaut du courrier
L'option Mode de diffusion permet de définir par défaut comment le client ciblé par l'action sera adressé lors des envois de courrier. Cette option peut être modifiée lors de la génération du document à envoyer ou lors de la définition ou la génération de l'action.
Défaut Contact / Société : aucun mode de diffusion spécifique n'est attribué et le mode utilisé est celui défini dans la fiche Compte ou Contact si il est renseigné.
Imprimante : envoi du courrier sous forme papier (mailing), le courrier sera alors généré par fusion sur l'imprimante définie par défaut dans les paramètres utilisateurs
Télécopieur : envoi du courrier sous forme de télécopie (fax mailing), le courrier sera alors généré par fusion sur l'imprimante fax définie par défaut dans les paramètres utilisateurs
Messagerie PDF : envoi du courrier sous forme de message électronique (e mailing), le courrier sera alors généré par fusion sous forme de pièce jointe au format PDF (conversion automatique du document au format PDF pour une lecture universelle du document). L'objet et le corps du message sont paramétrables.
On peut imaginer créer une action de type confirmation écrite de rendez-vous et y associer un courrier rédigé en ce sens. Le mode de diffusion par défaut retenu pourrait être le contact de la société.
Onglet Bloc Notes
Saisir dans cet onglet des commentaires sur le modèle d'action. Cet onglet contient également les dates de création et de dernière modification.