Création d'un ticket de caisse

 

 

Un traitement de clôture des données du TPV a été ajouté pour répondre aux obligations légales du BOI-TVA-DECLA-30-10-30-20160803 du 03/08/2016. Ce BOI intègre l'obligation de conservation, de sécurisation, d'inaltérabilité et de traçabilité des données.

 

Dans ce cadre, il est obligatoire de réaliser une clôture quotidienne. Comme le TPV peut être utilisé à n'importe quelle heure, l'obligation de clôturer est vérifiée sur un laps de temps de 24 heures. Si vous n'avez pas clôturé depuis plus de 24 heures, le traitement de création de tickets sera inaccessible, et la clôture sera demandée automatiquement :

 

 

Cette contrainte de clôture est effective à partir du 01/01/2018. Avant cette date la clôture quotidienne n'est pas obligatoire.

Cf la page d'aide Clôtures pour le détail de la procédure de clôture.

 

A chaque ouverture d'Oxygène, lors du premier accès à la saisie des tickets, il faut renseigner la caisse pour laquelle vous désirez effectuer la saisie. On ne peut pas passer outre le choix d’une caisse. La caisse n’est demandée que lors du premier passage en saisie, ensuite elle est automatiquement renseignée.

 

 

Un client ayant pour code DIVERS doit obligatoirement exister en gestion commerciale, sinon la saisie des tickets sera refusée.

 

 

 

 

L'entête du ticket de caisse

 

 

 

- Monnaie : le logiciel TPV est multi-devises. Par défaut, c'est la devise indiquée dans la fiche du client qui est proposée.

 

- Case à cocher Ticket HT : le mode de calcul est choisi à chaque saisie de nouveau ticket, par défaut il est égal au mode de saisie de l’utilisateur (cf. Les utilisateurs).

Dans le cas d’un mode de calcul en TTC, les montant de TVA et les montants HT sont calculés à partir des montants en TTC.

 

Si le mode de calcul est TTC et que le régime fiscal associé au client est exonéré de TVA (cf. Les régimes fiscaux), alors la saisie bascule automatiquement en mode HT. En effet, dans ce cas il faut afficher des prix HT sur le ticket, et non pas des prix TTC puisque le client est exonéré.

 

- Caisse : le bouton  permet d'accéder à la liste des caisses et de choisir une autre caisse que celle proposée par défaut. La modification de la caisse peut se faire tant qu'aucune ligne article n'a été saisie dans le corps du ticket.

 

- Caissier : par le bouton , sélectionnez le caissier auquel sera affectée cette saisie

 

- Client : par défaut, c'est le client DIVERS qui est proposé, mais vous pouvez choisir un autre client en cliquant sur vous accédez alors à la liste des clients créés dans votre dossier de gestion commerciale.

 

- Nom et CP : nom et code postal du client s'il s'agit d'un client divers, non référencé dans votre dossier Oxygène. Ces informations sont facultatives, le client a le droit de ne pas les communiquer. Si ces données sont renseignées, elles seront reprises dans l'adresse de la facture qui sera créée à partir du ticket.

 

Les informations n° Ticket (compteur géré par caisse), identifiant (numéro chronologique interne de la base de données), Date et Heure de création du ticket ne sont pas saisissables. Si vous restez en attente sur l’écran de saisie pendant un certain temps, et qu’ensuite vous effectuez votre saisie, l’heure du ticket sera automatiquement mise à jour. Si vous abandonnez la saisie du ticket en cours, le numéro de ticket qui était proposé sera ré attribué lors de la prochaine saisie.

 

 

 

La saisie des lignes du ticket de caisse

 

 

 

Dans la colonne Référence, saisissez le code de l’article, ou sélectionnez le dans la liste des articles en cliquant sur ou en utilisant la touche de fonction F4. Il s'agit des articles de votre dossier de Gestion Commerciale.

Si l’article est en rupture de stock pour le dépôt de la caisse en cours, un message non bloquant avertit l’utilisateur.

 

Les libellés de ligne sont modifiables.

La colonne DEEE n'est pas affichée par défaut, si vous gérez des écotaxes, il faut faire afficher cette colonne par la personnalisation des colonnes, accessible par un clic sur le signe + du bandeau de titre des colonnes ou par le bouton de la barre d'outils en haut de la fenêtre "Choix des colonnes".

 

 

Ce bouton ouvre la gestion des colonnes, avec un menu identique à celui que l'on obtient par le clic sur le "+" jaune du bandeau.

 

Il est possible de supprimer une ligne par clic droit sur la ligne puis "suppression de la ligne" ou par la combinaison de touche de fonction au clavier "Shift" et F6.

 

Le code article est obligatoire, on ne peut pas gérer de lignes de commentaires sur un ticket. Si le code est laissé à blanc, on passe par la touche TAB à la saisie du pied du ticket.

 

Le prix unitaire affiché utilise la gestion des tarifs et des promotions de la Gestion Commerciale : lors de la saisie de la quantité, le prix unitaire est recherché selon le tarif et les promotions existants pour l’article.

 

Il est possible de modifier le prix unitaire proposé, ainsi que d'appliquer une remise à la ligne (cela entraînera le recalcul du montant de la ligne en cours).

 

De même, vous pouvez saisir le montant de la ligne. Dans ce cas, le prix unitaire est recalculé en fonction de ce montant et de la quantité.

 

Il est possible de saisir des lignes avec une quantité négative, à condition que le total du ticket reste positif ou nul. En effet, la saisie des règlements du ticket ne peut pas se faire avec un total négatif.

 

On ne peut pas saisir de tickets avec un montant net à payer négatif. La saisie des avoirs doit se faire à partir de la gestion commerciale.

 

 

A chaque validation de ligne, il apparaît sur l’afficheur la désignation de l’article, le montant TTC de la ligne, et le total TTC du ticket.

On passe à la saisie du pied du ticket en appuyant sur la touche TAB, dans la colonne Référence.

 

La saisie du pied du ticket

 

A chaque saisie de ligne, les montants du pied sont automatiquement actualisés : Total TTC, HT Net et Reçu.

 

Par défaut le montant Reçu correspond au Total TTC.

 

Il est possible de modifier le montant Reçu, par exemple s’il s’agit d’espèces. Dans ce cas le montant A rendre est automatiquement mis à jour.

 

 

Mt Port : il est possible de saisir ici des frais de port. La zone de saisie sera Mt Port HT ou Mt Port TTC suivant le mode de calcul choisi au niveau de l'entête du ticket.

 

Remise en pied : vous pouvez saisir une  remise, en % (% remise) ou en montant (Mt remise). La saisie d'un montant provoquera le calcul automatique du % et inversement.

 

L'affichage du montant DEEE est effectué seulement si vous gérez des écotaxes : c'est un paramètre activé ou non dans le dossier de la gestion commerciale.

(paramètres dossier, onglet options).

 

Après la saisie d'un montant de port ou d'une remise, les totaux HT et TTC sont actualisés. Le montant Reçu n'est actualisé que s'il n'a pas encore été saisi : s' il a été modifié, c'est le montant A rendre qui sera actualisé en conséquence.

 

 

La saisie des règlements du ticket

 

Cliquez sur  pour accéder à la saisie des règlements des tickets. Il s’agit de préciser le ou les modes de règlement utilisés par le client.

 

Si aucun règlement n’a été saisi pour le ticket en cours, la liste des modes règlements existants en gestion commerciale est automatiquement présentée à l'écran si vous cliquez sur le bouton "valider" pour enregistrer le ticket.

 

 

Après sélection du mode de règlement désiré, celui-ci est rapatrié dans l'écran des règlements du ticket, avec le total TTC du ticket.

 

 

Les modes de règlements sont de différents types : avec ou sans saisie de quantité, avec ou sans saisie d’un montant unitaire, (cf.  les modes de règlements pour plus de détail).

 

Les modes de règlement dont l'option "autorisé TPV" n'est pas cochée ne pourront être choisis et le message suivant avertira l'utilisateur :

 

 

 

Il est possible de changer de mode de règlement, ainsi que de modifier le montant associé à ce règlement. Ce montant ne peut pas être négatif ou nul.

La suppression d’une ligne de règlement s’effectue par le bouton  situé dans la barre de boutons en haut de l’écran.

 

Si le montant saisi est inférieur au total TTC du ticket, le reste à régler est automatiquement affiché sur la ligne suivante. Il est possible de saisir plusieurs modes de règlement pour un ticket.

 

 

 

Cliquez sur    pour valider votre saisie de règlements et retourner sur l'écran du ticket.

 

La validation des règlements est refusée si le total règlement est différent du total TTC du ticket et le message suivant est affiché :

 

 

 

 

La validation du ticket

 

Cliquez sur le bouton pour enregistrer votre ticket. Cet enregistrement crée le ticket de manière définitive, il ne sera pas possible de supprimer ou modifier le ticket une fois qu'il sera enregistré. L'enregistrement correspond à la validation définitive du ticket.

 

Différents contrôles sont effectués :

- Le total des règlements saisis doit correspondre au total TTC du ticket.

- Le montant reçu doit être différent de zéro si le TTC du ticket est différent de zéro.

- Le ticket doit posséder au moins une ligne.

- Le total des lignes doit être cohérent par rapport aux cumuls en pied de ticket.

- L'identifiant interne attribué au ticket doit être unique. Il arrive parfois que cet identifiant soit erroné, dans ce cas la création du ticket est interrompue, et un message avertit l'utilisateur de quitter sa session Oxygène, puis de la relancer.

 

Les données du ticket sont générées avec une signature électronique au moment de cette validation. Ces données ne doivent pas être modifiées ou supprimées. elles font partie des données vérifiées par le traitement de contrôle des données signées. Ce traitement permet de vérifier que les données n'ont pas été altérées, et si des altérations sont détectées, elles sont tracées dans un journal dédié.

 

Ce traitement de vérification des signatures est dans le menu accueil Oxygène, choix "utilitaires", "contrôle des données signées"

 

Après la validation du ticket, différents traitements s’enchaînent :

 

- ouverture du tiroir caisse (suivant les modes de règlement utilisés pour le règlement du ticket)

 

- impression du ticket de caisse : selon le paramètre imprimante de la caisse, cette impression s'effectue avec 3 formats de tickets possibles :

- ticket "petit format" si la caisse a comme paramètre "imprimante petit format", avec possibilité de personnaliser le contenu imprimé, et de gérer plusieurs modèles d'impression de tickets

- ticket format A5 si imprimante de la caisse = "Imprimante A4", avec possibilité de personnaliser le contenu imprimé, et de gérer plusieurs modèles de tickets

- ticket sans demande du modèle d'état si la caisse a comme type d'imprimante une imprimante série. Dans ce cas l'impression est envoyée directement et on ne peut pas paramétrer le contenu qui est imprimé. 

 

Exemple de choix du modèle d'impression si la caisse a comme paramètre "imprimante petit format" :

 

 

Cette fenêtre permet de choisir le modèle d'impression, le bouton "personnaliser" donne accès au traitement de personnalisation des modèles de tickets, cf aide ici personnaliser des états pour comment utiliser cette fonction. Vous pouvez également indiquer le nombre d'exemplaires à imprimer pour votre ticket.

 

- Création automatique de la facture et du règlement en gestion commerciale, à partir du ticket.

 

Par défaut, après la fin de la création d'un ticket, le traitement propose automatiquement de créer un autre ticket.

 

Si lors de l'enregistrement du ticket vous avez un message signalant une erreur : vous devez suivre les instructions que vous trouverez dans cette page d'aide Tickets non validés

 

Nouveauté depuis la version Oxygène 11.01 : l'impression du ticket de caisse n'est plus systématique. En application de la loi n°2020-105 du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire, les tickets de caisse ne doivent plus être automatiquement imprimés par le commerçant à partir du 1^er avril 2023.

 

Un message vous demande si vous souhaitez imprimer le ticket :

 

 

Vous devez poser la question à votre client, et selon son choix vous acceptez ou pas l'impression du ticket. Si votre client veut son ticket papier vous devez répondre oui à cette question. Dans ce cas l'impression du ticket va s'effectuer. 

 

Si votre client ne veut pas du ticket papier répondez non, et vous aurez une 2ème question :

 

 

Là aussi votre réponse dépend du souhait de votre client : Si vous répondez non, le ticket ne sera pas envoyé.

En cas de réponse "non" à ces 2 questions d'impression papier et d'envoi par mail, le ticket ne sera ni imprimé ni envoyé. Mais vous pourrez revenir sur le ticket pour l'imprimer ou l'envoyer par mail, si par exemple votre client change d'avis ou bien s'il vous demande le ticket quelque temps plus tard. Pour cela ouvrir le ticket en consultation avec le bouton "Voir" puis cliquer sur le bouton "imprimer" pour une impression papier, ou sur le bouton "PDF mail" pour un envoi par mail.

 

Si votre client accepte de recevoir son ticket par mail, et qu'il vous indique l'adresse mail à laquelle il souhaite recevoir son ticket, répondez oui à cette question.

 

Pour le détail du procédé d'envoi par mail, cf aide Envoi du ticket par mail

 

Exemple de ticket imprimé en petit format :

 

 

Exemple de facture issue d'un ticket :

 

 

Le numéro de ticket ainsi que le code de la caisse sont référencés au niveau de la facture (zone "Origine).

 

Exemple de règlement associé à une facture issue d'un ticket :