Principes

L'entrée en vigueur de la réglementation de la gestion des données personnelles (RGPD ou GDPR) au 24/05/2018 implique de gérer les données personnelles des personnes physiques que peuvent être vos clients, et aussi les données personnelles des contacts de vos clients dans l'application de Gestion Commerciale.

 

Dans l'application de Gestion Commerciale Oxygène, vous pouvez renseigner des données personnelles de personnes physiques dans les fiches clients et dans les fiches contacts des clients.

 

La réglementation intègre plusieurs point importants :

- Assurer la possibilité du droit à l'oubli, c'est à dire être à même de supprimer dans l'application Oxygène des données personnelles d'une personne à sa demande.

- Faire en sorte de limiter au maximum les diffusions des données personnelles.

- Obsolescence des données : Ne pas conserver les données personnelles une fois que celles - ci ne sont plus indispensables aux traitements.

 

La gestion du droit à l'oubli va s'effectuer par 2 traitements d'effacement de données, un pour les clients et un pour les contacts. Ces 2 traitements seront lancés manuellement par l'utilisateur, qui choisira le ou les clients et le ou les contacts concernés.

Cf la page d'aide Effacement des données personnelles pour le cas des clients et la page d'aide Effacement des données personnelles des contacts pour le cas des contacts.

 

La limitation des diffusions de ces données personnelles va se gérer par des droits spéciaux sur les traitements d'export de données : cf la page d'aide Exports_de_donnees_perso.htm.

 

Pour ce qui est de ne pas conserver les données personnelles une fois qu'elles sont devenues obsolètes, ce sera réalisé par le traitement de la purge des données. En effet, ce traitement permet de décider de ne pas conserver les clients qui n'ont pas été utilisés depuis plusieurs années. Cette option supprimera toutes les données concernant ces clients, y compris les contacts associés. Il n'y a pas de traitement indépendant de purge des données personnelles obsolètes.

 

Les traitements de la Gestion Commerciale vont considérer qu'un client est une personne physique uniquement si ce client est défini comme étant un particulier.

Les contacts de vos clients sont par définition des personnes physiques, donc tout contact d'un client sera concerné par la gestion des données personnelles.

 

 

Cas des clients

 

Pour indiquer qu'un client est un particulier et donc une personne physique, vous avez 2 possibilités :

- Attribuer à ce client une famille de type "particuliers" : la gestion des famille de clients inclut en effet un paramètre pour indiquer le type de famille, si la case est cochée pour une famille de clients cela veut dire que tous les clients de cette famille sont des particuliers.

 

 

- Ou bien cocher la case dans la fiche client indiquant qu'il s'agit d'un particulier :

 

 

Cette 2ème possibilité est à utiliser si vous ne pouvez pas inclure votre client dans une famille du type "particuliers", par exemple si vous gérez une famille "clients web" qui n'est pas homogène car elle intègre des clients "entreprise" et des clients "particuliers". Ou bien si vous ne voulez pas affecter une famille à ce client.

 

Le paramètre "particuliers" de la famille du client est prioritaire sur celui de la fiche client : Si le client appartient à une famille de type "particuliers" il est considéré comme étant un particulier, même si la case n'est pas cochée dans la fiche client.

 

Ceci est également très pratique pour affecter ce statut à tous les clients d'une famille sans être obligé de modifier chaque fiche client.

 

Les zones de la fiche client contenant des données personnelles sont les suivantes :

- Nom du client

- Adresse (s) (adresse postale, adresse mail, site web, coordonnées GPS, ... tous les éléments de la fiche adresse)

- Coordonnées bancaires : nom et adresse de la banque, RIB et IBAN

 

Le bloc note de la fiche client n'est pas considéré comme une donnée personnelle. Il faut donc faire en sorte de ne pas l'utiliser pour y inscrire des données personnelles du client comme par exemple sa situation maritale, son âge, .. Pour cela vous devez utiliser le bloc note de la fiche contact, ou les informations complémentaires de la fiche client, ou celles de la fiche contact.

 

 

Cas des contacts

 

Vous pouvez également gérer des données personnelles au niveau des fiches des contacts clients : par exemple, avec les informations complémentaires vous pouvez gérer des informations telles que la situation maritale des contacts, leur âge, etc. Et ceci pour tout type de client, y compris les clients qui ne sont pas des personnes physiques.

 

Les zones de la fiche contact que l'application Oxygène considère comme des données personnelles sont les suivantes :

- Nom, prénom et civilité

- Adresse complète (adresse postale, mail, téléphones, fax, coordonnées GPS)

- Bloc note, service et fonction

 

NB : quel que soit le contact, c'est à dire que ce soit un contact d'un client de type "entreprise" ou d'un client de type "particulier", si vous procédez à l'effacement de ses données personnelles les zones listées ci-dessus seront toutes effacées.

 

En effet, il n'est pas possible de savoir si les données de la fiche d'un contact d'une entreprise sont des données personnelles ou pas. Par précaution on les efface, car on considère que ce contact ne sera plus utilisé dans l'application Oxygène après son effacement.

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Si vous utilisez l'application Activité Formation Oxygène, le nom et prénom des stagiaires saisis dans les sessions de formation sont également des données personnelles car ces stagiaires sont des contacts gérés dans l'application Gestion Commerciale.

 

 

Cas des informations complémentaires

 

Dans la fiche client et dans la fiche contact vous pouvez activer l'utilisation des informations complémentaires. Si vous les activez vous devez indiquer pour chacune si le contenu représente ou pas des données personnelles. Si oui, ces informations complémentaires seront effacées lors du traitement d'effacement des données personnelles. Si non ces données ne seront pas impactées lors des effacements.

 

Pour paramétrer une information complémentaire comme étant une donnée personnelle, il vous suffit de cocher la case "données personnelles" dans le paramétrage :

 

 

Cette case à cocher est accessible et saisissable uniquement pour le paramétrage des informations complémentaires de la fiche client et de la fiche contact. Et en cas d'utilisation de l'application CRM Oxygène, cette case à cocher est également accessible pour les actions CRM.

 

 

Il existe une édition dédiée à ces données personnelles de la fiche client. Cette édition est accessible par le bouton dans l'écran liste des clients, et aussi par le bouton dans la consultation d'une fiche client. Une fois l'impression lancée, demander le modèle d'état ci-dessous :

 

 

Cette impression contient les données suivantes :

- Les adresses du client :

 

 - Les contacts, avec l'adresse complète, le bloc note et les données personnelles paramétrées dans les informations complémentaires.

Dans l'exemple ci-dessous il y a des informations complémentaires définies comme données personnelles dans la fiche contact :

 

 

Ces données sont reprises dans l'édition dans le cadre des contacts du client :

 

- Les coordonnées bancaires du client :

- Les informations complémentaire de la fiche client si elles ont été définies comme étant des données personnelles. Dans notre exemple ci-dessous on a dans la fiche client une donnée personnelle qui est la situation maritale, elle est donc imprimée en bas de la page, dans le cadre des informations complémentaires du client.

Ce cadre est rempli en fonction des informations complémentaires activées et définies comme donnée personnelle.