Facture électronique, la solution Memsoft Oxygène

 Dématérialisation et archivage des factures clients depuis la Gestion Commerciale Oxygène avec Memsoft efacture.

Une tarification au plus juste de votre activité :

• Ajustement automatique sur relevé du nombre de vos factures du mois précédent : idéal si vous ne facturez pas tous les mois, ou si vous avez une activité saisonnière avec une facturation importante que quelques mois dans l'année.
  
  
• La période de référence est celle de votre abonnement : date début = date de souscription jusqu'à la date anniversaire mensuelle.
  
  
• Restez ou repassez automatiquement à l'offre gratuite si vous ne réalisez pas plus de 10 factures dans le mois de votre abonnement.
  
  
• Sans engagement de durée et aucun frais d'ouverture de compte, ni de clôture.
  
  
• Aucun moyen de paiement est demandé tant que le l'offre reste en mode gratuit.
  
  
• Au-dessus de 900 factures sur un mois, facturation au même tarif par tranche de 900 supplémentaires.

La dématérialisation et ses avantages :

• Votre image valorisée : une technologie à votre portée normalement réservée aux grandes entreprises, comprenant un espace serveur personnalisé, avec votre logo, mettant en avant votre image auprès de vos clients.
  
  
• Ecologique : plus besoin de papier, d'enveloppe et d'aller à la poste.

• Aux normes : toutes les entreprises françaises sont dans l’obligation d’accepter les factures dématérialisées depuis le 01/01/2020.

• Simple : envoi automatique depuis la Gestion Commerciale Oxygène, soit dès validation de la facture, soit à la demande de l'utilisateur.

• Sécurisé : accès sécurisé et documents cryptés.

• Gain de temps : plus besoin d'échanges de mails au cas où votre client aurait perdu sa facture ou n’aurait pas reçu son mail de mise à disposition d’une facture. Tout est dans son espace réservé.

• Gain de trésorerie : plus d’excuse pour vos clients de ne pas avoir reçu la facture !

• Gain de place : plus besoin de générer des PDF, d'enregistrer et de stocker des fichiers sur son PC. Cela évite aussi de conserver des mails envoyés dans sa messagerie avec des pièces jointes qui occupent de l’espace et alourdit le système.

Les réponses aux questions fréquentes :

• L’accès au serveur web se fait via une connexion sécurisée SSL.

• Les factures sont stockées et mises à disposition de vos clients au format PDF.

• Les documents sont cryptés et horodatés avec une empreinte numérique, pour être en conformité avec vos obligations, sans avoir besoin d'un certificat électronique supplémentaire.

• Les factures sont rattachées à la fois à l’utilisateur Oxygène comme étant le propriétaire et au client final comme étant le destinataire.

• Un compteur vous informe du nombre total de vos factures archivées, cumulées, ainsi que du nombre dans votre période d'abonnement.

• Une purge automatique est réalisable sur les factures dont la date arrive à 10 ans d'ancienneté.

• L’abonnement peut être arrêté à tout moment, une archive des fichiers PDF est alors envoyée.

Memsoft déjà dans son rôle d'opérateur de dématérialisation, prêt pour le futur

• A partir du 1er juillet 2024, la généralisation de la facture électronique entrera en vigueur, en réception, pour l’ensemble des échanges entre les grandes entreprises assujetties à la TVA. Et à partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises seront soumises à l’obligation d’émettre des factures au format électronique.

• Ainsi il ne sera plus possible pour les entreprises de s’envoyer des factures directement entre elles, il faudra impérativement que leurs factures transitent par une plateforme de dématérialisation publique ou privée (PPF ou PDP).

• L'émission des factures pourra alors se faire directement à partir des logiciels de gestion commerciale ou ERP ou par l'intermédiaire d'un opérateur de dématérialisation (OD).

• Chaque entreprise fera le choix de faire transiter ses factures via un PDP, donc payant, ou directement via la PPF, gratuit.

• Dans ce contexte, la facture devra au préalable avoir été préparée afin qu'elle puisse être interprétée par la PPF et c'est là où nous rentrons en jeu ! C'est le rôle des opérateurs de dématérialisation (OD), rôle que Memsoft tient dès aujourd'hui avec Memsoft e-facture.

• Chaque entreprise identifiée par son SIREN ou chaque entité des entreprises identifiée par son SIRET disposera d'informations de connexion particulières qui permettront les échanges avec le PPF. En déléguant cette opération de connexion à Memsoft par l'intermédiaire de Memsoft e-facture, vous n'aurez pas à vous occuper de quoi que ce soit.

• Avec, si vous le souhaitez, la possibilité d'archiver et de protéger votre facture grâce à Memsoft e-facture.

• En résumé, la transmission de votre facture se fera selon le schéma suivant :

  1/ Génération de la facture dans Oxygène, dans un format permettant l'interprétation par la PPF,

  2/ Envoi de la facture,

  3/ Transit de la facture via Memsoft e-facture, avec si vous avez souscrit à notre offre Memsoft e-facture, archivage et sécurisation de celle-ci,

  4/ Grâce aux informations de connexion que vous nous aurez fournies, la transmission se fera automatiquement à la PPF.