Facture électronique, la solution Memsoft Oxygène

Dématérialisation et archivage des factures clients depuis la Gestion Commerciale Oxygène avec Memsoft efacture.

La dématérialisation et ses avantages :

• Sans engagement de durée et aucun frais d'ouverture de compte, ni de clôture.

• Votre image valorisée : une technologie à votre portée normalement réservée aux grandes entreprises, comprenant un espace serveur personnalisé, avec votre logo, mettant en avant votre image auprès de vos clients.

• Ecologique : plus besoin de papier, d'enveloppe et d'aller à la poste.

• Aux normes : toutes les entreprises françaises sont dans l’obligation d’accepter les factures dématérialisées depuis le 01/01/2020.

• Simple : envoi automatique depuis la Gestion Commerciale Oxygène, soit dès validation de la facture, soit à la demande de l'utilisateur.

• Sécurisé : accès sécurisé et documents cryptés.

• Gain de temps : plus besoin d'échanges de mails au cas où votre client aurait perdu sa facture ou n’aurait pas reçu son mail de mise à disposition d’une facture. Tout est dans son espace réservé.

• Gain de trésorerie : plus d’excuse pour vos clients de ne pas avoir reçu la facture !

• Gain de place : plus besoin de générer des PDF, d'enregistrer et de stocker des fichiers sur son PC. Cela évite aussi de conserver des mails envoyés dans sa messagerie avec des pièces jointes qui occupent de l’espace et alourdit le système.

Les réponses aux questions fréquentes :

• L’accès au serveur web se fait via une connexion sécurisée SSL.

• Les factures sont stockées et mises à disposition de vos clients au format PDF.

• Les documents sont cryptés et horodatés avec une empreinte numérique, pour être en conformité avec vos obligations, sans avoir besoin d'un certificat électronique supplémentaire.

• Les factures sont rattachées à la fois à l’utilisateur Oxygène comme étant le propriétaire et au client final comme étant le destinataire.

• Le nombre de factures archivées se cumule, de mois en mois, d'année en année.

• Un compteur vous informe du nombre total de vos factures archivées, cumulées.

• Au-delà de 25000 factures archivées, il vous sera toujours possible de recharger pour 25000 supplémentaires, et ainsi de suite.

• Une purge automatique est réalisable sur les factures dont la date arrive à 10 ans d'ancienneté.

• L’abonnement peut être arrêté à tout moment, une archive des fichiers PDF est alors envoyée.

• Pas de demande de numéro de CB tant que l'offre reste en mode gratuit.

Memsoft déjà dans son rôle d'opérateur de dématérialisation, prêt pour le futur

• A partir du 1er juillet 2024, la généralisation de la facture électronique entrera en vigueur, en réception, pour l’ensemble des échanges entre entreprises assujetties à la TVA.  Cela ne concernera dans un premier temps que les grandes entreprises.

  A partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises seront soumises à l’obligation d’émettre des factures au format électronique.

  Ainsi il ne sera plus possible pour les entreprises de s’envoyer des factures directement entre elles, il faudra impérativement que leurs factures transitent par une plateforme de dématérialisation publique ou privée (PPF ou PDP).

  L'émission des factures pourra alors se faire directement à partir des logiciels de gestion commerciale ou ERP ou par l'intermédiaire d'un opérateur de dématérialisation (OD).

  Chaque entreprise fera le choix de faire transiter ses factures via un PDP, donc payant, ou directement via la PPF, gratuit.

  Dans ce contexte, la facture devra au préalable avoir été préparée afin qu'elle puisse être interprétée par la PPF et c'est là où nous rentrons en jeu. C'est le rôle des opérateurs de dématérialisation (OD), rôle que Memsoft tient dès aujourd'hui avec Memsoft e-facture.

  Chaque entreprise identifiée par son SIREN ou chaque entité des entreprises identifiée par son SIRET disposera d'informations de connexion particulières qui permettront les échanges avec le PPF. En déléguant cette opération de connexion à Memsoft par l'intermédiaire de Memsoft e-facture, vous n'aurez pas à vous occuper de quoi que ce soit.

  Avec, si vous le souhaitez, la possibilité d'archiver et de protéger votre facture grâce à Memsoft e-facture.

  En résumé, la transmission de votre facture se fera selon le schéma suivant :

  1/ Génération de la facture dans Oxygène, dans un format permettant l'interprétation par la PPF,

  2/ Envoi de la facture,

  3/ Transit de la facture via Memsoft e-facture, avec si vous avez souscrit à notre offre Memsoft e-facture, archivage et sécurisation de celle-ci,

  4/ Grâce aux informations de connexion que vous nous aurez fournies, la transmission se fera automatiquement à la PPF.