Dématérialisation et archivage des factures clients depuis la Gestion Commerciale Oxygène.

La dématérialisation et ses avantages :

• Sans engagement de durée et aucun frais d'ouverture de compte, ni de clôture

• Image : une technologie à votre portée normalement réservée aux grandes entreprises, comprenant un espace serveur personnalisé, avec votre logo, mettant en avant votre image auprès de vos clients

• Ecologie : plus besoin de papier, d'enveloppe et d'aller à la poste

• Aux normes : toutes les entreprises françaises sont dans l’obligation d’accepter les factures dématérialisées depuis le 01/01/2020

• Simplicité : envoi automatique depuis la Gestion Commerciale Oxygène, soit dès validation de la facture, soit à la demande de l'utilisateur

• Sécurité : accès sécurisé et documents cryptés

• Gain de temps : plus besoin d'échanges de mails au cas où votre client aurait perdu sa facture ou n’aurait pas reçu son mail de mise à disposition d’une facture. Tout est dans son espace réservé

• Gain de trésorerie : plus d’excuse pour vos clients de ne pas avoir reçu la facture !

• Gain de place : plus besoin de générer des PDF, d'enregistrer et de stocker des fichiers sur son PC. Cela évite aussi de conserver des mails envoyés dans sa messagerie avec des pièces jointes qui occupent de l’espace et alourdit le système

Les réponses aux questions fréquentes :

• L’accès au serveur web se fait via une connexion sécurisée SSL

• Les factures sont stockées et mises à disposition de vos clients au format PDF

• Les documents sont cryptés et horodatés avec une empreinte numérique, pour être en conformité avec vos obligations, sans avoir besoin d'un certificat électronique supplémentaire.

• Les factures sont rattachées à la fois à l’utilisateur Oxygène comme étant le propriétaire et au client final comme étant le destinataire

• Le nombre de factures archivées se cumule, de mois en mois, d'année en année, pendant 10 ans

• Un compteur vous informe du nombre total de vos factures archivées, cumulées

• Une purge automatique est réalisée sur les factures dont la date arrive à 10 ans d'ancienneté

• Cet abonnement mensuel est sans engagement de durée :
  
  À tout moment, l'utilisateur Oxygène pourra résilier son abonnement Memsoft e-facture.
  Dans ce cas, nous fournissons une archive qui contient l’ensemble des fichiers PDF qui nous auront été confiés et ceux-ci seront supprimés de nos serveurs. Une trace de cette demande sera néanmoins enregistrée.
  Cette opération est irréversible.